フリーランスが領収書の代わりに経費計上できる5つまとめ

・領収書がなくても経費の計上ってできるの?
・領収書の代わりになる書類ってないの?
・経費のルールって細かくてわからない。。

上記のように、領収書や経費について、詳しく知りたい人もいるでしょう。

「領収書が手元にないと、経費の計上ができないのでは?」と、考えてる人もいるかと思います。

しかし、最初に言ってしまうと、領収書の代わりになるものを用意すれば、経費として計上は可能です。

ただ、どんな書類でも領収書の代わりになるわけではありません。

そこで今回は、領収書の代わりに使えるものを5種類紹介します。

毎回の買い物で領収書をもらう必要はない!?

毎回の買い物で領収書をもらう人もいますが、必ずと言って領収書を発行してもらう必要はありません。

前述で話した通り、支払ったことを証明できる書類が手元にあれば、費用の計上ができるからです。

Tech Biz(テックビズ)

・フリーランスが領収書を保管するのはなぜ? ・領収書の宛名はなぜ必要なの? ・領収書を発行する時は何 […]…

フリーランスで領収書が無いから経費に落とさなかった事例

フリーランスの中には、仕事に携わる経費にもかかわらず、領収書が無いという理由で、経費に落とさなかった事例もあります。

ここでは、実際に起こった事例を見てみましょう。

引っ越し代

事務所の引っ越し代を、経費として計上しなかったパターンです。

引っ越し代は10万円を超えていたものの、領収書を手元に保管していませんでした。

それが理由で、引っ越し代を経費として計上せずに、確定申告を行いました。

その結果、引っ越し代を計上して確定申告を行う場合と比べて、1万円以上余分な税金を払ってしまったのです。

(領収書がもらえない)交通費

領収書が発行されない交通費を、経費として落とさなかった事例もあります。

バス代や電車代などが、代表例です。

運賃支払い時に領収書を発行してもらえなかったことで、経費の計上を諦めてしまうのです。

なかには、バス代や電車代を年間2万円以上使っているにもかかわらず、経費を計上しなかった人もいます。

催し物やイベント

催し物やイベントに参加したものの、領収書がなく、経費として落とさなかった例もあります。

他の参加者がいる中で「領収書をください」と言えず、領収書をもらわなかったことで、経費に落とさなかった人もいます。

フリーランスが領収書の代わりに利用できるもの

領収書の代わりに利用できる書類は、意外と多いです。

ここでは、領収書の代わりに利用できる書類を、5つ紹介します。

1.レシート

レシートは、スーパーやコンビニ、レストランなど小売店へ行くと、必ずもらえます。

日にちや店名、支払金額、購入した商品なども載っているため、購入履歴を示す書類として最適です。

ただし、保管状況によっては、レシートの印字部分が消えて支払内容が分からなくなることもあります。

印字部分を消さないためにも、レシートの印字面を内側に折って保管しましょう。

2.クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細を、領収書代わりとして使うことも可能です。

利用明細とは、カードの決済履歴が載っている明細のことです。

明細の内容を確認する方法は、2種類あります。

カード会社が送付する利用明細書

カード会社が送付する利用明細書で、決済内容を確認するパターンです。

一般的には、毎月カード会社より送付されます。

カード会社によっては、利用明細書の送付をストップすることも可能です。

オンライン上に表示される利用明細の一覧

オンライン上に表示される、利用明細の一覧を見て、確認する方法もあります。
一般的な操作パターンは、ご覧の通りです(カード会社によって、操作ステップが異なる場合もアリ)。

  • ステップ1:カード会社のホームページにアクセス
  • ステップ2:ログイン画面でIDやPWなどを入力する
  • ステップ3:閲覧したい期間を選択する

上記3つのステップを踏むと、オンライン上より閲覧できます。

オンライン上のデータをプリントアウトすれば、利用明細の保管も可能です。

自宅に、利用明細書が届くことに抵抗がある人は、利用してみてはいかがでしょう。

3.出金伝票

出金伝票とは、現金で支払った取引を記帳する時に、利用できる伝票です。

領収書が発行されない、バス代や電車代の支払履歴を記録する時に便利です。

出金伝票には、主にこれらの内容を書きます。

  • 支払日
  • 支払先
  • 支払金額
  • 支払った理由
  • 勘定科目 etc

なお、出金伝票を作成する時は、いくつかの注意点があります。

安易に出金伝票を発行しない

出金伝票の発行は、領収書の代わりになるものが、ない時のみにしましょう。

理由は、出金伝票の発行枚数が多いと、税務調査時に調査官に疑われる恐れがあるからです。

具体例は、下記の通りです。

  • 嘘の取引内容を記録しているのでは?
  • 実際の支払額よりも、水増ししているのでは?
  • 領収書の保管ができてなさそう

このように、良からぬ疑いをかけられる恐れがあるのです。

 

出金伝票は、自身で作成できる分、領収書代わりの書類として、信憑性が低くなることもあります。

変な疑いを持たれないためにも、他に領収書の代わりになる書類がない場合のみ、出金伝票を作成しましょう。

現金払い以外の取引では使用しない

出金伝票は、あくまで現金払いが発生した時に作成する伝票です。

そのため、クレジットカードや電子マネー決済など、現金払い以外の取引では、使用しないでください。

内容の詳細を記録しておく

取引の内容を記録して、事業に関係する費用であることを、証明するのも大事です。

仮に、電車代であれば、勘定科目と支払金額の他に「◎◎駅~◎◎駅(JR往復):〇〇企業での打ち合わせ」と、具体的に書くということです。

結果、仕事で発生した費用だと認めてもらいやすくなります。

4.パーティなどの招待状

パーティなどの招待状も、領収書代わりにできます。

金額、日時、運営者名など記入してあれば使用できます。

パーティーで発生した金額(ご祝儀代・参加費)を、招待状に記入しておきましょう。

5.ネット通販の確認メール

ネット通販の確認メールも、領収書の代わりになります。

買った商品(サービス)名、支払金額が載っていれば、領収書代わりの資料として有効です。

さらに、口座の取引履歴が載った書類を一緒に保管しておけば、決済が完了した旨が分かるため、信憑性が高くなります。

毎回の買い物で領収書をもらう必要はない!?レシートで十分!

レシートは領収書と比べて、情報が細かく記載してあります。

経費計上するための要件を、満たしている書類であるため、レシートで十分です。

仮に、プライベートと仕事用で購入した商品が、1枚のレシートに載っていても、仕事で購入した商品とプライベートで購入した商品を見分けることができれば、問題ありません。

キャッシュレス化でクレジットカードが便利!

クレジットカードでキャッシュレス決済をして、支払う方法もおすすめです。

前述で述べた通り、クレジットカードの利用明細を領収書代わりに使えます。

1カ月分の決済内容が1枚の紙にまとまっているため、書類の管理もラクでしょう。

 

しかも、クレジットカードの決済を利用すると、ポイントが貯まり、カード会社によっては、ギフトカードとの交換・買い物時の値引として使えるため、節約をしたい人にも最適です。

よって、利便性・お得度の面でクレジットカードを使ったキャッシュレス決済は、おすすめといえます。

まとめ

領収書がない時の、経費計上の仕方を中心に解説しました。

まとめると、下記の通りです。

✓領収書がない時の対処法
①領収書の代わりに書類を活用する
✓領収書の代わりになるもの
①レシート
②クレジットカードの決済履歴
③出金伝票
④ネット通販の確認メール
⑤パーティーなどの招待状

領収書の代わりになる書類は、たくさんあります。

節税のためにも、事業と関係する経費については、漏れなく計上することをおすすめします。

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