フリーランスが覚えておきたい領収書のルールと経費計上について

・フリーランスが領収書を保管するのはなぜ?
・領収書の宛名はなぜ必要なの?
・領収書を発行する時は何を書けばいいの?
・領収書がもらえない時は、経費の計上はできないの?

フリーランスになって領収書をもらうべきか、また領収書のどんな事に注意すべきか、分からない人もいるでしょう。
必要最低限の内容が記入されていなければ、領収書としての効力は発揮されません。
この記事では、領収書の宛名やルール、経費計上との関係について紹介します

フリーランスに領収書が必要な理由

フリーランスにとって、領収書は必要です。
ここでは、なぜフリーランスにとって領収書が必要なのかを解説します。

領収書の概要

そもそも領収書とは?

領収書とは、商品やサービスの代金を支払ったことを、証明する書類を指します。
お買い上げ明細書や受領書なども、支払い金額が載っていれば、領収書としてカウントされます。

領収書(りょうしゅうしょ、英: receipt)とは、代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のこと。引用元:ウィキペディア

領収書とレシートの違い

領収書とレシートの違いは、記載内容です。
領収書には、発行日(支払日)や支払金額、但し書き、領収書の発行元が記載してあります。

一方、レシートには領収書の内容に加えて、各品目名や品目ごとの支払金額も載っています。(但し書きは記入されていない場合が多い)
つまり、領収書よりもレシートの方が詳しい内容が載っているといえるのです。

領収書は経費を計上する時に必要

経費を計上するための資料になる

フリーランスは、確定申告で1年間の経費を計上(報告)します。
しかし、経費を計上するには、根拠を示す資料が手元になければいけません。

その資料が領収書です。
領収書には、支払った日付や金額、支払先が載っているため、経費を証明する資料として有効です。
そのためフリーランスは領収書をもらって保管しておく必要があります。

領収書がないのに経費計上するとペナルティを受けることも…

領収書を保管せずに経費を計上したことが税務署に発覚した場合、加算税を請求されてしまい、本来の税額よりも多く納めなければいけないことも…。
なかには、多額の加算税を請求されて事業が傾いた人もいます。
Web上の支払履歴やレシートなど、領収書の代わりとなる資料がない限り、経費として認められません。

領収書の保管にも気を付けよう

領収書を雑に保管すると、印字部分が薄くなったり消えてしまうこともあります。
場合によっては、経費として認められなくなるため、印字部分が消えないように保管することも大事です。

こちらの記事でも、領収書の保管方法を解説してますので、ご覧になってみてください。
関連記事:確定申告前に焦らない!フリーランスの領収書の整理・管理の仕方

フリーランスの領収書には宛名必須

領収書に宛名を書く理由は、自分が支払ったことを証明するためです。
宛名欄に名前を記入すれば、他人が支払ったものではないことの証明につながります。

ここでは、領収書を受け取る時に書いてもらう宛名や、宛名が空欄の領収書を受け取る時のリスクを見てみましょう。

宛名は法人の場合は屋号、個人の場合は自分の名前で大丈夫!

法人として領収書をもらう場合は、屋号(会社名)を書いてもらいましょう。
屋号以外にも、士業の方などは〇〇事務所や〇〇相談所のように記入しても全く問題ありません。病院であれば、〇〇医院といった感じです。

個人として領収書をもらう場合は、自身の名前を書いてもらいましょう。
本名ではなく、ペンネームで仕事をしている場合は屋号としてペンネームを使用するのもありです。
女性であれば、結婚して苗字が変わっている場合は、旧姓を書く場合も多いです。

宛名が空欄の領収書を受け取った場合のリスク

税務調査時に、宛名が空欄の領収書を発見されると、このような疑いを持たれる恐れがあります。

  • 他人の領収書を使用している
  • 領収書の偽造を考えている
  • プライベートで発生した領収書を経費に計上しようとしている

一度疑われると、税務署からマークされ続ける可能性が高いです。
誰が見てもあなたの領収書であると分かるようにすることが大事です。

フリーランスが領収書を発行する時の書き方

商品やサービスを提供して、領収書の発行が必要な時のために、領収書の書き方を覚えておきましょう。
ここでは、領収書を発行する側として、記載する内容を解説します。

必ず発行日を記載する

領収書を発行した日は、必ず書きましょう。
発行日とは違う日付を記入したり、空欄にしたりすると、税務署から違法行為とみなされる恐れがあります。
受け取る人が、利益を調整するために、発行日を改ざんすることがないように注意しましょう。

発行日の日付は売上が発生した日ではなく、決済があった日なので、間違えないようにしましょう。
~例~
商品代を現金で受け取った日
クレジットカード決済が行われた日

金額の表記を間違えないようにする

金額の表記を、間違えないことも大事です。金額を書く時は、下記のことに気を付けましょう。

  • 金額の桁数を確認する(0の数や、「,」の位置が合ってるか?)
  • 数字は分かりやすく書く(0と6、1と7の区別ができるか?)
  • 濃い字で書く(数字が薄かったら見えづらい)

また、領収書の金額を改ざんされないように「¥」「-」「,」を金額欄に書き込むことも大事です。
仮に、10万円であれば「¥100,000-」と記入します。

但し書きに何に対しての支払いかを書く

但し書きの内容を、具体的に書くことも大事です。具体例はこちらです。

  • 会議室利用代(〇時間)
  • ご飲食代(メニュー名×2など)
  • 消耗品代(商品名×3など)

品名と数量(時間)などを詳しく記入しておけば、領収書の信憑性も高まります。

印紙を添付する

領収書の金額(売上額)が5万円を超える時は、印紙税が発生するため、収入印紙の添付が必要です。
印紙税の金額は、下記の通りです。

出典:国税庁

ちなみに、売上とは関係ない金額を記入した領収書の場合も、5万円を超えると収入印紙を貼る義務があります。
この場合は一律200円となっています。

宛名は法人であれば会社名、個人事業主であれば名前を明記する

領収書を渡す相手が、法人関係者であれば会社名(例.〇〇商社)。
個人事業主であれば、受け取る側の名前を記入しましょう。

領収書を発行する人の住所と氏名を記入する

領収書を発行する時は、発行者側の住所と氏名を記入しましょう。
住所は、事務所の所在地を載せます。

フリーランスの領収書の保管について


フリーランスは、領収書の保管が義務付けられています。
最後に、領収書の保存に関するルールを見てみましょう。

7年間は保管が必要

フリーランスは、領収書を7年間保存する義務が発生します(参考:国税庁)。
保存する時は、下記3つの内容を意識しましょう。

  • 勘定科目ごとに分ける
  • 月ごとに分ける
  • 年度ごとに分ける

これらを意識して領収書を保管すれば、領収書のチェックもラクです。

経費の計上のために準備しておく

経費を計上する領収書は、全て保管しておかなければなりません。
領収書がない状態だと、支払った証拠がないため、経費として認めてもらうのは難しいからです。

領収書を保管していても税務署から事業と関係ない出費だと、疑われるケースもあります。
そうならないように、領収書が事業と関係する出費であることを、裏付けておくことが大事です。

疑われる確率を減らすには、下記の方法が有効です。

  • 領収書の裏面に、使用用途や関係者の氏名を書く
  • メールの文章を、領収書と一緒に保管する
  • 領収書に、金額の内訳を書いておく

これらを実践すれば、事業と関係ない領収書だと疑われる確率は減るでしょう。

領収書の電子保存がおすすめ

紙の領収書を手元で保存したくない人は、電子保存をする方法もあります。
これは、領収書のデータをPDFなどで、コンピュータ内に保存する方法です。
紙の領収書とは違って、保管場所をとりません。

ただし、電子保存をする場合は、注意点があります。

  • 納税地の税務署長の許可が必要(電子保存を開始する日の3ヵ月前までに申請)
  • 適用を受ける条件が細かい
  • 申請をしても認められない場合がある

(参考:国税庁

条件をクリアしないと、電子保存は認められませんので、気を付けましょう。

フリーランスが領収書の代わりに利用できるもの

領収書の代わりに、利用できるものもあります。
たとえば、レシートやクレジットカードの明細、商品の購入や決済履歴が載ったメールは、支払(決済)履歴が載っていれば、領収書の代わりとして使用可能です。
その他に、冠婚葬祭の招待状や手紙、出金伝票も金額が載っていれば、使用できます。

関連記事:フリーランスが領収書の代わりに経費計上できる5つまとめ

まとめ

領収書の書き方やルール、経費との関係性を中心に紹介しました。
まとめると、下記の通りです。

✓フリーランスの領収書の書き方
①必ず発行日を記載
②金額の表記を間違えないようにする
③但し書きに何に対する支払いなのかを明記
④印紙の添付
⑤宛名は法人であれば会社名、個人事業主であれば自分の名前を明記
⑥領収書を発行する側の住所と氏名
✓領収書の代わりになるもの
①レシート
②クレジットカードの決済履歴
③決済履歴が載ったメール
④(冠婚葬祭の)招待状
⑤出金伝票
✓フリーランスの領収書管理方法
①7年間は保存をしなければならない
②領収書の電子保存がおすすめ

領収書の書き方を、守っていないことが発覚すると、経費の計上を認めてもらえない場合があります。
税務調査時に指摘されないためにも、領収書の書き方やルールを守ったうえで、経費として計上しましょう。

※本記事の内容は、2019年7月現在の情報です。

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