フリーランスの注文書・注文請書の書き方

・注文書と注文請書って何?
・似てるけど何が違うの?
・書き方が知りたい…。

フリーランスの活動を始めると、注文書や注文請書の書面を取り交わす機会が増えます。聞き馴染みがない人からすると、戸惑うかもしれませんが、デタラメな内容を書くと、発注側からの印象が悪くなる恐れも…。それによって、案件獲得のチャンスを失うのはもったいないです。

そこで今回は、注文書と注文書の概要、書き方などを紹介します。

注文書と注文請書の概要

注文書と注文請書は同じに見えて、若干異なります。
ここでは、それぞれの概要を見てみましょう。

注文書(発注書)

注文書とは、発注者が仕事を依頼する時に作る書類のことです。ちなみに注文書は、案件ごとに契約を取り交わす時に発行する「個別契約書」の代わりに利用する場合もあります。

契約書についてはこちらの記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事:フリーランスの契約書について徹底解説!種類や注意点について

注文請書(発注請書)

注文請書とは、受注側が注文書を受け取った後に承認したことを証明する書類です。注文請書の発行をもって、案件の受発注が完了します。

注文書と注文請書を作る理由

注文書と注文請書を作るのには理由があります。
ここでは、これらの書類を作る理由を見てみましょう。

金銭面のトラブルを防ぐ

案件が完了した時に、報酬に関するトラブルを防げます。
仮にAプロジェクトの案件の報酬をクライアントは「10万円」。フリーランスが「15万円」と言っていたとします。報酬が載っている書面やデータがなければ、言い争いが続き平行線を辿ってしまう恐れも…。

しかし注文書や注文請書が残っていれば、書面上に発注金額が載っているため発注時の報酬が分かります。したがって、金銭面のトラブルを防ぐ書類として有効です。

案件を受発注した証拠になる

注文書と注文請書を発行すれば、案件を受発注した証拠になります。仮にクライアントが「案件を発注していない」と言っても、受注側で注文書と注文請書を手元に保管しておけば、それは受発注を容認した証拠だと主張できます。
結果、受発注の有無に関するトラブルが起きにくくなるのです。

税務処理上の証拠として作る

注文書や注文請書は、税務処理上の証拠として作る場合もあります。何も書類を交わさずに案件のやり取りをすると、過去にどれくらいの報酬が支払われたか分からなくなることも…。それを防ぐ意味でも、注文書と注文請書の発行はしておいた方が良いです。

ちなみに作成した注文書や注文請書は、最大7年間保管しなければいけません。保管期間が訪れる前に処分すると、青色申告取り消しなどのペナルティを受けることもあります。

注文書と注文請書の書き方

最後に注文書と注文請書の書き方を紹介します。
書き方はほとんど同じですので、まとめて見てみましょう。

書く内容

書く内容はこちらです。

注文日

発注側が注文した日を載せます。発注した時期を示す意味でも大事です。

発注者と受注者の情報

発注者と受注者の、名前・住所・電話番号(もしくはメールアドレス)などを入力します。突然連絡がとれなくなるリスクを減らすためにも、載せましょう。

案件の内容

案件名・数量・単価などを記入します。詳しく載せておかないと、お互いに食い違いが起こった時に大きなトラブルへ発展します。事細かく書いておきましょう。

納期

案件の納期も載せます。案件ごとに納期を振り分ける場合もあれば、「毎週1本ずつ納品」というように、大雑把に決める場合もあります。
ただし複数の案件がある場合は、トラブルを防ぐため案件ごとに納期を決めた方が良いでしょう。

報酬の支払い方

報酬の支払い方も載せておきましょう。たとえば「月末締め、銀行振込にて翌月末払い」といったイメージです。報酬の受け渡しもスムーズになります。

印紙

注文書と注文請書を発行した場合、注文請書のみに印紙を貼ります。

ちなみに印紙を貼るケースは、取引金額が税別1万円を超える時です。印紙を貼った後は、割り印も押してください。ただし注文請書を作っていない場合は、注文書に印紙を貼ります。

業務委託契約書については、下記のリンク内に載っていますので、合わせてご覧ください。

関連記事:フリーランスの業務委託契約書の内容と注意点

まとめ

注文書と注文請書について解説しました。
今回のポイントはこちらです。

✓注文書と注文請書とは?
①発注側が案件を発注する時に発行する書類が注文書
②受注側が注文書の内容を承認する時に発行する書類が注文請書
✓注文書と注文請書の書き方
①注文日・発注者と受注者の情報・案件の内容・納期・報酬の支払い方などを書く
②注文請書に印紙を貼る(注文請書がない時は注文書に印紙を貼る)

注文書と注文請書は、案件のやり取りをする時に必要な書類です。ぜひ作成方法を覚えて、クライアントとスムーズなやり取りを心掛けてみてください。

※本記事の内容などは2020年9月現在の内容です。

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