初心者必見!ビジネスカードの経費管理に便利な使い方と有効活用するコツ

・ビジネスカードが経費の管理に役立つって本当?
・どうすればビジネスカードが、経費の管理に役立つの?
・経費の計上について詳しくなくても大丈夫?

ビジネスカードが経費管理に役立つとは聞くものの、上記の悩みを持っていて、カードの発行ができていないケースもあると思います。

なかには「プライベート用のクレジットカードを持っていれば、必要ないのでは?」と、感じる人もいるでしょう。

しかし経費をビジネスカードで支払えば、あなたの事業に良い影響を与える可能性があります。

人によっては、経費管理がラクになるかもしれません。

そこで今回は、ビジネスカードが経費の管理に役立つ理由を解説しつつ、便利な使い方や有効活用するコツを紹介します。

なぜ、ビジネスカードは経費管理に便利なのか

ビジネスカードで経費管理をすると便利な理由は、税務処理の簡略化・効率化が望めるからです。

現金払いと比べるとビジネスカード払いには、このようなメリットがあります。

  • 領収書の保管の手間が、かからない
  • カード会社のオンライン上で支払い状況を確認できる
  • 経費管理に関するサービスを割安で利用できる場合がある

これらの理由が合わさるほど、ビジネスカードで払った時に経費を管理する便利度は上がります。

便利度が上がれば、経費管理で発生するコストを減らせるため、税務担当として雇っている従業員の勤務日数を減らすことも可能です。

よって、経費を削減したい経営者や個人事業主は、ビジネスカードの支払いは活用した方が良いのです。

なお、ビジネスカードが経費管理で便利な理由の詳細については、のちほど紹介しますので、次章以降をご覧ください。

ビジネスカードの経費管理に便利な使い方

経費管理が便利になるビジネスカードの使い方は複数あります。

ここでは、経費管理が便利になる使い方を3つ見てみましょう。

経費の一括管理

ビジネスカードで支払えば、経費で支払った内容はカード会社のサイト上(マイページ内)にデータとして残ります。

しかも、そのデータは会計ソフト上に一括で移行できるため、経費の一括管理をする時に便利です。

また、ビジネスカードで支払った決済内容は、手元にカードの明細がなくても、インターネット上でも確認できます(一部カード会社除く)

そのため外出先で、瞬時に経費の金額を知りたい時にも便利です。

経費入力・申請を半自動仕訳

会計ソフトのfreeeやマネーフォワードでは、ビジネスカードで支払った経費の内容を、半自動仕訳することも可能です。

半自動仕訳とは、ビジネスカードで支払ったデータを会計ソフト上に反映させて仕訳を行う方法のことで、通常の仕訳入力時と比べて、作業内容は少なくなっています。

半自動仕訳のメリットは、会計ソフト上で仕訳を作成する際に、一から作成しなくて良いことです。

経費を現金払いした場合、仕訳を作成する時は取引先や金額など、全てのデータを自分で入力しなくてはいけませんが、半自動仕訳の場合は、決済データが会計ソフトに反映されている分、入力する箇所が一部省略されます。

勘定科目も自動で入力される会計ソフトを利用すれば、経理初心者でも利用可能です。

なお、半自動仕訳の一般的な流れは、下記の通りです。

  1. ビジネスカードで支払った内容を会計ソフトに反映させる
  2. 会計ソフト上で必要な操作のみを行う(仕訳で必要なデータの一部が入力済)
  3. 会計ソフトに入力した仕訳が保存される

しかし上記の流れを見ても、イメージが湧かない人もいると思います。

実際にfreeeマネーフォワードを例に、半自動仕訳の流れを見てみましょう。

freee

  1. 「口座」メニューより「口座を登録」を選択。ビジネスカードの引き落とし口座を選択し、同期の設定を行う(自動的に同期したい場合は、●●と同期するを選択)。
  2. 「自動で経理」のメニューを選択する。
  3. 取引登録画面より仕訳で必要な行を追加。空欄の部分に必要事項を入力し、仕訳の完成。

出典:freee

マネーフォワード

  1. 事業所設定のメニューより、仕訳連動設定を選択し、同期の設定を行う。
  2. マネーフォワードにカードの決済データが反映される時の、表示方法などを設定。
  3. 備考欄に設定される内容を設定。その後データを取り入れて、空欄の部分に必要事項を入力し仕訳の完成。

出典:マネーフォワード

税務処理を行ったことがない人でも、半仕訳入力の機能を使えば仕訳の作成がしやすいです。

ただし、会計ソフトやビジネスカードが同期に対応していない場合があるため、ビジネスカードを作成する時は、ご利用の会計ソフトで同期できるか確認した方がいいでしょう。

領収書の代わりに、利用明細で代用

領収書やレシートの代わりに、利用明細を経費計上時の証拠として利用するのも便利な使い方です。

利用明細には1カ月分の決済内容が1、2枚の明細に、まとまって載っています(決済した件数が多くなると明細書の枚数は増えます)。

レシートや領収書のように、1会計につき1枚発行されるわけではないため、経費を証明する紙の保管枚数を減らせます。

さらに、紛失した時の手順もラクです。

店頭からもらったレシートや領収書の場合、店頭へ出向かなければなりません。しかも、店舗によっては再発行を断られます。

しかしビジネスカードの利用明細書は、基本的にオンライン上のページから再印刷をしたり、カード会社に再発行を依頼できます。

よって、支払内容が載っている書類を失くした時のリスクを考えると、ビジネスカードで経費を支払った方が良いでしょう。

ただし、過去の利用明細書を発行する時にさかのぼれる期間は、カード会社ごとで違うため、ご注意ください。

確定申告

確定申告をする時も、ビジネスカードで経費を支払っておけばラクです。

特定のビジネスカードのみで経費を支払っておけば、前述の通りカード会社のサイト上で、経費の支払内容を確認できます。

つまり、経費漏れの確率を抑えられるということです。

経費漏れをなくせば、過少に経費を計上することもないため、余計な税金を払うこともなくなります。

よって、最大限に節税をしたい人にとっても、ビジネスカードの使用は好都合といえます。

ビジネスカードを有効活用するコツ

ここでは、ビジネスカードを有効活用するコツを見てみましょう。

支払口座を事業用の口座に設定

支払口座を事業用の口座に設定すると、複数のメリットがあります。メリットは、ご覧の通りです。

プライベートの費用と経費の分別がラク

事業用の口座には、プライベートの支払で発生した費用が載っていません。

経費が支払われている口座がすぐに分かります。

プライベートの費用と経費を分別する手間が、かからずに済むため税務処理時間の短縮が期待できるでしょう(プライベートの支払口座で経費を支払わないことが前提です)。

取引先からの信用を得られる

カードの審査時に、カード会社から信用を得やすいのもメリットです。

屋号入りの事業用口座に設定すれば、事業を行っている証明にもなります。

そのため、個人用口座に設定した場合と比べて、カード審査に通過できる確率は上がるでしょう。

経費利用で貯まったポイントは他のポイントに還元

ビジネスカードで経費を支払って貯めたポイントを、他のポイントに還元すれば節約になります。

たとえば、このようなイメージです。

  • ●●カードのポイントをマイルに交換して、出張の交通費を節約した
  • ××カードのポイントをコンビニで使えるポイントに交換して、消耗品を買った
  • △△カードのポイントをマイルに交換。そのマイルを、さらに家電量販店で使えるポイントに交換して備品を買った

上記のような感じでポイントを使うと、経費の節約につながります。

なお、他のポイントに還元する時は、これらのことに気を付けましょう。

還元率を確認

ポイントによって還元率は異なります。

たとえば、100Pで他のポイントを1000P交換できる場合もあれば、200Pしか交換できない場合もあるということです。

 

なかには、他のポイントと交換してからお目当てのポイントと交換した方が、還元率が高いケースもあります。

少しでも、お得な状態で他のポイントと交換するためにも、どのようなステップを踏まえて交換すべきか、調べることをおすすめします。

利用可能店舗を確認

いくら還元率が高いポイントと交換しても、普段利用しない店舗のポイントだと、使う機会がないため期限切れで失効する原因になります。

そのため、自身が交換するポイントを利用する予定があるか、確認してから交換しましょう。

とくに地方に住んでいる場合は、都会と比べて店舗が少なくポイントを利用できる店が見つからない恐れもあるため、要注意です。

還元するタイミングを考える

還元するタイミングによって、交換できるポイント数が異なる場合があるからです。

たとえば、こんなケースです。

  • 5,000Pの場合は、5,000Pと交換。10,000Pでは、15,000Pと交換できる。
  • ●月●日以降のポイント交換は、還元率が1%から0.5%に下がる。
  • 支払利用額が●●円以上の人は×月△日までは1%。それ以下の支払利用額の場合は、×月△日以降0.5%に下がる。

このように、ポイントを還元するタイミングによっては損をします。

ビジネスカードで貯めたポイントを無駄にしないためにも、還元するタイミングは、しっかりと考えましょう。

見える化でキャッシュフローの改善

ビジネスカードで支払えば、カード会社のオンライン上で決済内容を閲覧できます。

そのため、キャッシュフローの改善にも役立つでしょう。

しかも決済額は、毎月、決まった日にちにまとめて引き落とされるため、決済額が多い計上月も把握しやすいです。

よって、事業の財務分析でも便利です。

また、決済内容があと払いになっていたり、支払時に振込手数料が発生したりするため、キャッシュフローに余裕を持たせたい人に、おすすめのカードといえます。

フリーランス・個人事業主の方はビジネスカードは持っておこう!

フリーランスや個人事業主の方も、帳簿を付ける必要があります。

オンライン上で決済データを保存する場合は、ビジネスカードの決済内容を会計ソフト上に移行できた方がラクです。

そのためビジネスカードの保有を、おすすめします。

 

さらにビジネスカードには、フリーランスや個人事業主向けのサービスも付いていて、事業で活用できます。

たとえば、このようなサービスです。

  • 会議室やシェアオフィスを割安料金で使える
  • 接待時に使うレストランが割安料金で使える
  • 弁護士費用が割安になる

カードに付いているサービスを上手く使えば、経費を抑えたり事業をスムーズに進めたりできる場合もあるため、さまざまな面で恩恵を受けられるでしょう。

まとめ

ビジネスカードが経費管理に役立つ理由を中心に紹介しました。
今回の内容をまとめると、このような形になります。

✓ビジネスカードが経費管理に役立つ理由
①経費の一括管理が可能
②経費入力・申請を半自動仕訳できる
③領収書の代わりに、利用明細で代用できる
✓ビジネスカードを有効に活用する方法
①支払口座を事業用の口座に設定
②経費利用で貯まったポイントは他のポイントに還元
③見える化でキャッシュフローの改善

ビジネスカードを活用すれば、労働コストや事業で発生するコストを浮かせられる可能性があります。

ぜひ、ビジネスカードを作って事業の運営をしてみては、いかがでしょうか。

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