【コロナ給付金対策】フリーランスの売上台帳の書き方

・売上台帳って何?
・売上台帳の書き方が分からない…。
・売上台帳はずっと保管しなければいけないの?

助成金等の申請のために、売上台帳が急に必要となった人もいるでしょう。とは言っても売上台帳の書き方が分からない人もいると思います。しかしいくつかのポイントを抑えれば、売上台帳を作成できます。

そこで今回は、売上台帳の書き方を中心に見てみましょう。

売上台帳の概要

売上台帳とは、売上に関する取引を記録した台帳のことです。

売上とは「収入」を指します。仮にシステム開発の仕事を50万円で請け負った場合であれば、売上は「50万円」です。「利益(売上-経費)」とは違います。

売上台帳は様々なツールで作れる

売上台帳を作れるツールは複数あります。ここでは、売上台帳を作る時に役立つツールを見てみましょう。

会計ソフトから抽出

会計ソフトを使って帳簿を付けている人は、会計ソフトのデータから抽出して売上台帳を作れます(抽出機能が付いていない会計ソフトもアリ)。

メリットは自動で売上台帳を作ってくれることです。通常、仕訳の内容を参考にしながら売上台帳に記録しなければいけません。

しかし抽出機能を使えば、会計ソフトに入力された仕訳の内容が、自動で売上台帳に反映されるため、売上帳簿に入力する作業はなくなります。よって、売上帳簿の作成時間を短くしたい人におすすめです。

エクセルで作成

エクセル上に売上台帳を作成するパターンもあります。字体やフォント、罫線など自分好みのものに設定できますので、アレンジしながら売上帳簿を作りたい人にピッタリです。なおデータの紛失リスクを抑えるため、クラウド上に保管できるエクセルの利用をおすすめします。

手書きで作成

ノートに手書きで作成する人もいます。メリットはパソコンやスマホを持っていない人でも作れることです。ノートを失くさない限りは、データが消えることはありません。パソコンの操作が苦手な人は、手書きでの作成を検討するといいでしょう。

売上台帳を書く時に記載する内容

売上台帳を書く時に記載する内容は、ある程度決まっています。
ここでは記載する主な内容を見てみましょう。

タイトル

売上台帳であるということがすぐ分かるよう、タイトルを書きます。また、『○〇〇○年〇月~○〇〇○年〇月』というように期間も分かりやすく記載しておきましょう。

申請者名

売上台帳の上部に、屋号を記載してください(屋号がない場合は氏名を記入)。屋号を載せないと、何の事業に関する売上台帳か分かりません。

関連記事:フリーランスは屋号を付けるべき?メリット&デメリット解説

売上日

日付の欄に売上が発生した日を記入してください。たとえば、7月25日に発生した売上であれば「7/25」、「7 25」などと書きます。
なお売上が発生する基準は事業によって異なりますので、確認してから計上しましょう。

取引先

どのクライアントから発生した売上なのかも書きます。たとえば「●●株式会社」から受け取った報酬であれば、取引先の欄に「●●株式会社」と記入します。

売上が発生した理由

内容の欄に売上が発生した理由を記入します。
SEであれば「A会社のシステム開発に関する報酬(●月分)」「B商事でのセキュリティ作業に関する顧問料(●月分)」といったイメージです。

金額

金額の欄に、各売上の金額を載せます。消費税を支払っている場合は「税抜」or「税込」のどちらで記入するか確認しましょう。

各項目の金額だけでなく、月の売上金額の合計も必ず記載します。0円の場合でも、0円と書きます。

助成金等の申請月

持続化給付金など助成金の申請の場合、前年と比べて売り上げが減少している月を申請します。どの月が申請月なのか、分かりやすいように記載します。

一例としてこのようなイメージです。

売上台帳を書く時の注意点

売上台帳を書く時に大事なのは、書き漏れを防ぐことです。

前述で紹介した項目を全て記載したり、売上が発生したものを書き忘れたりしないことが大事です。売上台帳の内容は、税務調査の時にチェックされます。売上台帳の抜け漏れが発覚すると、税務調査がより一層厳しくなって、不備を指摘される箇所が増えるケースも…。そのような事態を防ぐためにも、抜け漏れなく記録することが大事です。

また、売上の不正計上もしてはいけません

たとえば「売上を来期に繰り越す」、「実際の売上よりも少ない金額を書く」、「売上があったのにわざと書かない」といったケースです。

売上額を調整して税額を減らそうとするフリーランスもいますが「脱税」にあたります。脱税が見つかった場合、加算税が加えられて本来の税金よりも多く支払うケースも…。事業者の中には、加算税を支払えずに廃業した人もいます。

また、ご自身では難しいという方は税理士に依頼するのも手です。
関連記事:税理士はフリーランスの味方!税務はプロに任せよう!

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売上台帳を使う場面

最後に売上台帳が必要となる場面を紹介します。

給付金の申請

給付金の申請書類として使うケースです。持続化給付金・家賃支援給付金では、申請時の添付資料として「売上台帳」が載っています。

また融資の時に、参考資料として提示を求められるケースもあります。売上額の変動状況・取引している取引先など様々な情報が載っているため、審査する時の資料として使いやすいのかもしれません。

持続化給付金の申請書類や方法はこちらをご覧ください。

関連記事:持続化給付金の必要書類や申請方法!フリーランスも対象

関連記事:【まとめ】コロナの影響を受けたフリーランスが使える補助金・減免制度

税務調査

前述でも少し述べましたが、税務調査の時もチェックされます。売上台帳を見る理由は、売上を正確に計上しているか確認するためです。

ちなみに売上台帳は、その年の確定申告書の提出期限後(例年であれば3月16日)から7年間保管しなければいけません。仮に保管をしていなかった場合、青色申告の取消などにより追徴課税額(追加で支払わなければいけない税額)が増えてしまうことも…。そのため破棄する時は、保管期間が終了したか確認することをお忘れなく。

関連記事:税務調査に狙われるフリーランスとは?特徴と対策

過去の売上を確認する時

過去の売上を確認する時も便利です。売上台帳を見れば、過去の売上の変動だけではなく、各取引ごとの売上の割合、継続的に発生している売上の種類など、あらゆることが分かります。よって、今後の事業計画や営業戦略を立てる時に便利です。

関連記事:フリーランスが覚えておきたい帳簿の種類と作成手順

まとめ

売上台帳を中心に解説しました。
まとめると、このようになります。

✓売上台帳を書く時に記載する内容
①屋号
②売上が発生した日
③取引先
④売上が発生した理由
⑤金額
✓売上台帳を使う場面
①給付金の申請
②税務調査
③過去の売上を確認する時

売上台帳は、様々な場面で使います。確定申告時に提出することはないものの、その他の場面で提示を求められるケースもあります。自分の首をしめないためにも、売上台帳の作成を怠らないようにしましょう。