出張費を抑えてコスト削減を目指そう!コツやキャンペーンを紹介

・出張費の抑え方が知りたい!
・コストがかかっているから出張を減らそうと思ってる…。
・どうしても行かなければいけない出張があるけど費用が高い…。

出張費がかさんで、生活が苦しいフリーランスもいるでしょう。簡単に出張を失くせない人もいると思います。
そこで今回は、そのような方へ出張費を抑えるコツや便利な制度・キャンペーンを紹介します。
期間限定のモノもありますので、参考にしてみてください。

出張費を抑えてコスト削減を目指そう

事業のコストを削減したい場合、出張費を抑えられないか考えましょう。出張費とは、出張の時に発生する交通費や宿泊費のことです。

仮に1回あたりの出張費が5万円の場合、年間10回行けば50万円かかります。出張費をかけて案件を獲得しても、資金が底をつきては元も子もありません。
出張費をかけすぎて手持ち資金がなくなって廃業するケースもあります。そうならないためにも、出張費の見直しは大事です。

フリーランスが出張費を抑えるメリット

ここでは出張費を抑えるメリットを見てみましょう。

手元資金が増える

出張費が減れば手元資金が増えます。事業資金を確保しておきたい人にピッタリです。急な出費が発生して、慌てることもなくなるでしょう。

お金を他の支出に回せる

出張費の予算を減らせば、他の支出に回せる資金が増えます。
事業開発費や自己投資など他の費用にお金を回すと、事業に良い影響が現れるかも…。たとえば「業績UP」、「仕事を進めやすくなった」という感じです。
無駄金を使っていないか、考えるきっかけにしていただければと思います。

移動時間の短縮

出張を抑えれば、出張による移動時間を減らせます。浮いた時間を「仕事・自己投資・休息」に回すと、作業効率が上がるかもしれません。

フリーランスが出張費を抑えるコツ

出張回数が多くても、出張費を抑えられます。
ここでは、出張費を抑えるコツや便利な制度を紹介します。

早割制度を使う

早割制度とは、予約日が早い人ほど安くなる制度のことです。宿泊費・交通費(主に航空代)ともに、定価の半値以下になる場合もあります。出張日が決まっているのであれば、早割制度を使いましょう。

しかし、注意点もあります。それはキャンセル規約です。早割制度の中には、キャンセルをしても返金されないこともあります。したがって、キャンセル規約を見てから予約することが大事です。

旅行予約比較サイトを使う

旅行予約比較サイトとは、宿泊代金を表示しているサイトの中で、最も安い料金を紹介してくれるサイトのことです。
例を挙げながら見てみましょう。

例. 2020年8月1日にAホテルに1泊する場合
aサイト→5,000円
bサイト→4,000円
cサイト→4,500円
dサイト→5,500円
eサイト→6,000円

上記のケースだとbサイトに載っている「4000円」が、比較した中で最も安い宿泊代金として、旅行予約比較サイトに表示されます。
旅行予約比較サイトのメリットは、複数のサイトを検索して宿泊費を比較しなくて良いことです。宿泊費を調査する時間が減るため、他のことに時間を回しやすくなります。

一方、注意点は旅行予約比較サイトで比較対象が異なることです。同じ条件の宿泊施設でも、表示される料金が違う場合があります。そのため、比較サイトであっても2,3個は見た方がいいでしょう。

優待特典を使う

優待特典を使って、出張費を抑える方法もアリです。
たとえば、このような優待があります。

株主優待券

株主優待券とは、条件を満たした株主に送られる優待券です。優待券を送ってくれる会社の株を買えば受け取れます。優待の内容は割引だったり、粗品がもらえたりする券など様々です。

株主優待券は株主に送られます。しかし、株主ではない人も手に入れられる方法があります。それは金券ショップで買うことです。金券ショップでは株主優待券の販売を行っているため、株主優待券を手に入れられるのです。

とは言っても、お目当ての株主優待券が金券ショップにないこともあります。その時はオークションで競り落とすのも手です。内容によっては金券ショップよりも安く買えるかもしれません。

個人事業主向けの福利厚生

個人事業主向けの福利厚生を使ってお得になる場合もあります。代表例が法人(ビジネス)カードの会員向けサービスです。通常の料金よりも、1,2割お得になることがあります。福利厚生サービスがあるカードは、利用するといいでしょう。

テックビズの提携サービスでは、格安航空券を予約できる「ソラハピ」があります。1回のご予約につき最大1000ポイント還元になります。
航空券を利用される方はこちらもチェックしてみてください。

宿泊日数を減らす

宿泊日数を減らして、出張費を抑える手もあります。仮に1泊5,000円のホテルに3泊すると1万5,000円です。しかし2泊のみにすれば、1万円で済むため5,000円浮きます。
出張によっては、宿泊期間が無駄に長いこともあります。そのため、宿泊日数が長すぎないか見直すのも出張費を減らすポイントです。

閑散期に出張する

閑散期とは簡単に言えば、旅行客が少ないシーズンのことです。この時期は夏休みや冬休みシーズンなどの繁忙期と比べて宿泊数が少ないため、宿泊代や交通費が安くなるチャンスです。
観光客が少なくなることが多い分、費用を抑えやすいでしょう。

曜日を考える

曜日によって交通費や宿泊費が変わる場合もあります。たとえば土日は、観光客が増えて費用が跳ね上がる恐れがあるので要注意。
安く抑えたいのであれば、平日の出張をおすすめします。

GoToトラベルキャンペーンを活用することも大事!

GoToトラベルキャンペーンとは、コロナウイルスによって衰退した観光業界を盛り上げるためのキャンペーンです。政府が主導となり2020年7月22日から行っています。宿泊割引クーポンを発行したり、宿泊費の一部を還元したりし、宿泊客の回復を図っています。

ちなみに特典を使う時は、旅行会社 or 旅行サイト上 or 宿泊施設での予約が必要です。自治体独自でサービスをしている地域もあります。自治体の地域産業課や、観光協会に聞くとキャンペーンの内容を教えてもらえます。

出張費を0にするなら全てWeb会議に変えよう

出張費を0にしたい場合は、全てWeb会議に変えるのもアリです。Web会議とは、オンライン上で行う会議のことです。パソコン(スマホ)とネット環境があれば使えます。

Web会議をする時は「zoom」や「skype」など、オンライン上で会話できるツールを利用します。
なおWeb会議には、このようなメリットがあります。

  • 交通費がかからない
  • 相手に会場まで来てもらう必要がない
  • コワーキングスペースなど、好きな場所でMTGができる

場所の制約がないため、スキマ時間を使って話したい人に最適です。
ただし、通信環境によってはお互いの声が聞こえなくなったり、画面がかたまったりして会話がスムーズにいかないケースもあります。スムーズにWeb会議が進むよう、通信環境が整っている場所を選びましょう。

関連記事:フリーランスがリモートワークで使えるツールzoomを紹介!

まとめ

出張費の節約に関して話しました。
まとめると、こちらです。

✓出張費を抑えるメリット
①手元資金が増える
②お金を他の支出に回せる
③移動時間の短縮
✓出張費を抑えるコツ
①早割制度を使う
②旅行予約比較サイトを使う
③優待特典を使う
④宿泊日数を減らす
⑤閑散期に出張する

ちょっとした工夫で、出張費を抑えられます。フリーランスの中には、出張を取りやめてオンライン上での会議に切り替えた人もいます。ぜひコスト削減を考えている人は、出張費の見直しをしてみてはいかがでしょうか。

※本記事の内容は2020年8月現在のものです。

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