フリーランスが覚えておきたい帳簿の種類と作成手順

・帳簿って何?
・フリーランスは帳簿を付けなきゃいけないの?
・ラクに帳簿を付けられる方法はないの?

帳簿を付けたいものの、よく分からない人もいると思います。ひと口に帳簿といっても、様々な種類の帳簿があるため、用途に応じて使い分けなければいけません。
そこで今回は帳簿の概要を解説しつつ、帳簿の種類や作成手順などを紹介します。

フリーランスは帳簿を付けなければいけない

帳簿を付けるのはフリーランスの義務です
帳簿を記入しなかった場合、青色申告特別控除が取り消されたり、税務調査の時に税務署員から一方的に納める税額を告げられたりなど不利益を被る恐れがあります。そのような事態を避けるためにも、帳簿の作成は必須です。
なお作成した帳簿は、最大で7年間保管しなければいけません。
保管期間は申告方法(白色申告or青色申告)によって異なります。

帳簿とは何なのか?

帳簿とは、事業に関する取引内容が載ったものです。
収益・費用の計上、資産や負債の入出など、あらゆる内容が記録されています。
金額や取引先、日時など様々な項目が載っているため、経営成績や財政状態を確認したい時に役立ちます。

帳簿の種類

帳簿には「主要簿」と「補助簿」があります。
ここでは2つの帳簿について見てみましょう。

主要簿

主要簿は2種類あります。

仕訳帳

仕訳帳とは日々の取引状況を、「仕訳」と呼ばれる形式で記録する帳簿のことです。

仕訳を記録する時は「借方(かりかた)」と「貸方(かしかた)」に勘定科目と金額を入力します。漢字のような貸し借りの意味ではなく、勘定の左側と右側という決まりなので、難しく考えずに覚えておきましょう。

実際の例を見てみます。

例1. 現金100円を支払って商品を仕入れた時の仕訳
(借方)仕入100/(貸方)現金100
例2. 商品を売り上げて現金で500円受け取った時の仕訳
(借方)現金500/(貸方)売上500
例3. 1,000円借入れて、普通預金に振り込まれた時の仕訳
(借方)預金1,000/(貸方)借入金1,000

ちなみに仕訳帳に記載しなければいけない仕訳の種類も、申告方法によって異なります。

総勘定元帳

事業における全ての取引内容を載せた帳簿です。
勘定科目ごとに集計できるため、勘定科目ごとの金額を確認したい時に便利です。

補助簿

補助簿は主要簿と比べると種類が多いです。
ここでは帳簿を5種類紹介します。

現金出納帳

現金の増減が起こった取引を記録する帳簿です。
下記のように現金が絡んでいる取引の場合、現金出納帳に載せてください。

  • 現金で備品を買った
  • 現金を銀行口座に預けた
  • 商品代金を現金で受け取った

現金が絡む取引が増えるほど、記録する内容も増えます。
お金の流れが可視化されており、資金計画を立てる時に役立ちます。

預金出納帳

銀行口座など預金の増減が起こった取引を記録する帳簿です。
たとえば、このような取引の時に記帳します。

  • クレジットカードの代金が銀行口座から引き落とされた
  • 報酬が銀行口座に振り込まれた
  • 銀行口座から現金を引き出した

銀行口座の金額が増減する回数が増えると、記録する内容も増えます。
口座を複数持っている場合は、帳簿と預金残高がズレないよう管理することが大事です。

仕入帳・売上帳

仕入帳とは、商品を仕入れたり返品したりした時に記録する帳簿のことです。
商品を仕入れない限り、記帳することはありません。

一方、売上帳とは報酬が発生した時に記録する帳簿です。
報酬が発生するたびに記帳するため、売上がある限り記帳しなければいけません。
ちなみに売上を計上するタイミング(売上計上基準)は下記のように、複数のパターンがあります。

  • 発送基準→クライアントへ成果物を納品した日に売上として計上
  • 引渡基準→クライアントに成果物が届いた段階で、売上として計上
  • 検収基準→クライアントが成果物を確認した段階で、売上として計上

どれに当てはまるかは、仕事内容によって違います。

関連記事:【コロナ給付金対策】フリーランスの売上台帳の書き方

売掛金元帳

取引先別の売掛金に関する取引を記録した元帳です。得意先元帳とも呼ばれます。
基本的に報酬(売掛金)が発生したり、売掛金が振り込まれたりした時に記帳します。

受取手形/支払手形記入帳

受取手形や支払手形に関する取引があった時に、記帳する帳簿です。
手形でやり取りする機会は少ないものの、手形で報酬の振り込みや費用の支払いをすることが絶対に無いとは言い切れません。

帳簿を付ける時の手順

ここでは、帳簿を付ける時の手順を紹介します。

①日々の取引状況(仕訳)を記入する

まず、日々の取引状況(仕訳)を記入しましょう。
仕訳の書き方は「簡易簿記」か「複式簿記」によって違います。

簡易簿記

簡易簿記の特徴は、複式簿記と比べて手間がかからないことです。
複式簿記よりも帳簿に記録する内容が少ないため、税務処理時間の短縮が期待できます。

簡易簿記のパターンで税務処理をする時に抑えておきたいのが「現金主義簡易簿記」です。
現金主義簡易簿記とは、現金の入出金に関する取引のみを記録する形式のことです。

「現金で消耗品を買った」「現金で売上代金を受け取った」という取引は、現金のやり取りが発生していますので仕訳を書きます。
一方、現金が増減しない取引の仕訳は必要ありません。クレジットカードやギフト券など、現金を使わずに商品を買った時の仕訳は不要です。そのため、簡易簿記は手間が少ないのです。

しかし手間は少ないもののデメリットもあります。それは確定申告の時に、最大10万円までの控除しか受けられないことです。よって節税額を大きくしたい人は「複式簿記」にトライした方がいいでしょう。

複式簿記

複式簿記の特徴は、事業に関する取引の全てを記録しなければいけないことです。
簡易簿記とは違って、入出金が絡んでいない取引も仕訳を作ります
簡易簿記で除外されていたものも仕訳帳に書かなければいけないため、手間はかかります。

しかし複式簿記で処理した青色申告者には、最大で65万円の控除が認められています。
そのため、節税額を大きくしたい人におすすめです。

②対象の帳簿に転記する

該当する帳簿へ転記します。
転記とは、仕訳の内容を見ながら他の帳簿に入力する作業です。
現金に関する仕訳があれば「現金出納帳」へ転記し、売掛金に関する仕訳があれば「売掛金元帳」に転記します。

フリーランス(個人事業主)が帳簿を書く時の注意点

帳簿を書く時は注意点があります。
どのような注意点があるか見てみましょう。

対象期間が決まっている

フリーランス(法人除く)の場合、帳簿の対象期間は「1月1日~同年12月31日まで」と決まっています。年ごとに帳簿を分けなければいけません。
このルールを破ると脱税です。脱税が発覚すると「加算税」と呼ばれるペナルティが発生します。税務署が悪質だと認められると「重加算税」が加えられ、本来の税額+40%の支払いを命じられることも…。
余計な税金を支払わないためにも、覚えておきましょう。

申告の種類によって記入しなければいけない帳簿の種類が違う

白色申告か青色申告(65万円控除)かによって、記入する帳簿は異なります。
白色申告の場合は、簡易簿記での記帳が認められています。

しかし青色申告で65万円控除する場合は、複式簿記で記帳しなければいけません。結果、青色申告者の方が記入する帳簿の種類は多くなります。
帳簿を記入していなかったことが税務署員に発覚すると、控除の取消になって過去の税額が増えることもあります。そのため帳簿の記入はしっかりやりましょう。

金額の間違いに気を付ける

金額間違いにも気を付けましょう。ケアレスミスでありがちなのが桁間違いです。たとえば「100,000円」を「1,000,000円」と記帳してしまうパターンです。この場合、桁が1つ違うだけで90万円もの差になります。

その他に、計上期間にも気を付けてください。たとえば費用を「半年分」、「1年分」と前払いしている時は、費用を減らす処理が発生します。
例を見てみましょう。

例. 2020年9月1日に、2020年9月1日~2021年8月31日まで(1年分)のインターネット通信費を現金で24万円支払った時の仕訳(複式簿記)

2020年9月1日
(借方)通信費24万円/(貸方)現金24万円
2020年12月31日
(借方)前払費用8万円/(貸方)通信費8万円
2021年1月1日
(借方)通信費16万円/(貸方)前払費用16万円

通信費のうち16万円分は2021年1月1日~同年8月31日までの費用に該当します。
よって、2020年分の費用として扱ってはいけません。
同様に家賃や保険料でも、前払費用が発生しやすいので覚えておきましょう。

帳簿の記入をラクにする方法

帳簿の記入をラクにする方法もあります。
ここでは、2つ紹介します。

会計ソフトを活用する

会計ソフト上に仕訳を入力すれば、自動で各帳簿に転できます(例外アリ)。
自動で転記する機能を使えば、ご自身で各帳簿に転記する作業がなくなります。スピーディーに税務処理をしたい人におすすめです。

税理士に依頼する

自分で帳簿を作りたくない人は、税理士に税務処理を委託する手もあります。税務の専門家が携わるため、税務処理上のミスが起こりづらいです。
しかも自ら税務処理をしなくて良いため、自分の時間を作りたい人にも便利です。本業に割いたり休憩したりする時間を作りたい人は、作業を委託するといいでしょう。

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まとめ

帳簿について紹介しました。
まとめると、こちらです。

✓帳簿の種類
①主要簿
②補助簿
✓フリーランス(個人事業主)が帳簿を書く時の注意点
①対象期間が決まっている
②申告の種類によって記入しなければいけない帳簿の種類が違う
③金額の間違いに気を付ける

フリーランスである以上、帳簿の記入は義務化されています。
確定申告を行う時も大事な資料となりますので、記帳漏れがないように記録しましょう。

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