フリーランスがリモートワークで使うチャットツールとは?特徴を紹介

・チャットツールって言われても分かんない…。
・チャットツールって、いくつもあるの?
・メールとチャットツールは何が違うの?

フリーランスの中には「チャットツールって何?」と思う人もいるでしょう。
チャットツールは、多くのリモートワーカーが使っています。
電話やメールのみで対応している人もいますが、チャットツールを使うと業務効率が劇的に上がることも…!
そこで今回は、チャットツールの概要、メリット、代表的なサービスを紹介します。

チャットツールとは?

チャットツールとは、リアルタイムでメッセージのやり取りができるツールのことです。
アプリをダウンロードして利用するパターンもあれば、アプリをダウンロードせずに利用できるサービスもあります。
メールと比べて、より会話をしている感じでメッセージのやり取りができます。

チャットツールのメリット

ここでは、チャットツールのメリットを見てみましょう。

メールアドレスと電話番号を教えなくて良い

連絡先を交換する時に、メールアドレスや電話番号を伝える必要はありません。
チャットツール専用のIDを伝えれば、連絡のやり取りができます。
よって、自分のメールアドレスや電話番号を覚えておく必要はありません。
ツールの中にはQRコードの読み取りのみで、相手の連絡先を登録できるサービスもあります。

フランクな会話のやり取りに向いている

フランクな雰囲気でメッセージのやり取りをしたい人にピッタリです。
「いま、何してるの?」、「業務の進捗状況はどう?」など、短文でのやり取りをしたい人に向いています。
サービスによっては、絵文字や(絵の)スタンプで返信できる機能もあります。

グループを作れる

グループを作れば、送信したメッセージを複数人で共有できます。
ツールによっては、メンバーが既読したか確認できる機能も付いているため、読んでいない人を確認したい時にピッタリです。
メールには、このような機能が付いていないためチャットツールは便利です。

ミーティングができる

複数人でチャットグループを作れば、ミーティングもできます。
電車の中など、通話できない場所でも、リアルタイムで文章のやり取りができるため便利です。

メッセージの編集・削除機能付きのサービスがある

チャットツールでは、送信したメッセージの編集・削除ができます(一部例外アリ)。
一方メールでは、原則できません。

チャットツールの選び方

チャットツールと言っても、複数の種類があります。
ここでは、チャットツールの選び方を見てみましょう。

機能

メッセージ送信後の削除・編集機能や、各メンバーの既読状況が分かる機能など、各サービスによって機能は異なります。
チャットツールを使う人によって、必要なサービスは違います。
よって、自身にピッタリな機能が付いたチャットツールの選択が大事です。

使い勝手の良さ

自分にとって、使いやすいツールを導入しましょう。
機能が多くても、使い勝手が悪いと仕事の効率は落ちます。
「画面の見やすさ」、「操作の分かりやすさ」など、自分の中で項目を設けると、使い勝手の良さを判断しやすくなるでしょう。

クライアントが使っているチャットツール

クライアントが使っているチャットツールに合わせて、登録することも重要です。
クライアントから、チャットツールを指定されることもあるため、覚えておきましょう。

代表的なチャットツールを見てみよう

ここでは、各ツールの概要や特徴などを説明しながら、代表的なチャットツールを紹介します。

1.Chat Work(チャットワーク)

Chat Work株式会社が運用しています。
25万社以上の企業で導入されており、国内で有名なチャットツールの一つです。

プラン

プランを4種類紹介します。

フリー

無料で使えるプランで、最大で14個のグループチャットに加入できます。
ストレージの容量は5GBで、1対1でのオンライン通話が可能です。

パーソナル

1カ月間400円で使えるプランです。加入できるグループチャット数の制限はありません。
ストレージの容量は10GBで、1対1の他に複数人でのオンライン通話もできます。

ビジネス

1ユーザーにつき、1カ月間600円(年間契約の場合は500円)で使えます。
加入できるグループチャット数の制限はなく、ストレージの容量は1ユーザーに付き10GBです。
オンライン通話で話せる人数はパーソナルと同様です。
組織での導入を考えている人向けのプランになっています。

エンタープライズ

1ユーザーにつき、1カ月間960円(年間契約の場合は800円)で使えます。
加入できるグループチャット数とストレージの容量は、ビジネスプランと同様です。
ユーザーの管理、登録していないスマートフォンやタブレットからのアクセス禁止などが付いているため、メッセージの情報漏洩を防ぎたい人向けのプランと言えます。

特徴

Chat Workの特徴は、こちらです。

マイチャット機能が付いている

マイチャット機能とは、自分しか見れないチャットのことです。自分専用のノートだと、思っていただければいいでしょう。
気になったURLや画像を記録したり、相手からのメッセージを保管したりなど、いろいろな用途で利用できます。

タスクの管理機能が付いている

チャット上で、タスクを管理できる機能も付いています。
タスクの内容と担当者(関係者)、期限日を入力すると、チャット上にタスクが表示されます。
未完了のタスクや期限切れのタスクがないか確認できるため、タスクの管理が苦手な人にもおすすめです。

グループ参加前のメッセージを確認できる

途中でグループに参加しても、加入前からのメッセージを確認できます。
仮にグループの開設が2020年4月1日、グループに参加した日が同年5月1日でも、4月1日からのメッセージを確認できるということです。
加入前に、グループでどのようなやり取りが行われていたか、チェックしたい人に役立ちます。

使用方法

使用方法は、こちらです。

  1. Chat Workにて登録する
  2. 登録後、ログインをしてコンタクト管理のメニューを開く。
  3. コンタクト管理の画面で、相手を検索し「コンタクトに追加」を選択。
  4. 相手が承認したらチャットができる

2.slack

2013年にアメリカで開始されたサービスで、毎日数百万人が利用しています。
ワークスペースには「チャンネル(複数人でメッセージのやり取りができる場)」が設けられており、チャンネルを選択するとチャットに参加できます。
図で表すと、このようなイメージです。

Aワークスペース
↳aチャンネル
bチャンネル
cチャンネル

Bワークスペース
↳dチャンネル
eチャンネル
fチャンネル

Cワークスペース
↳gチャンネル
hチャンネル
iチャンネル

ワークスペースでは、チャンネルでのチャットだけではなく、参加者との1対1のチャット機能も付いています。

プラン

プランは、3種類です。

フリー

無料の場合は、直近のメッセージを検索したり閲覧できたりする件数が、1万件までです。
最大で5GBまでのデータしか、アップロードできません。

スタンダード

1カ月間960円(年払いだと850円)のプランです。
直近のメッセージを検索したり閲覧できたりする件数の上限は、設けられていません。
チャンネル上に(1メンバーに付き)10GBまでのデータを、アップロードできます。

プラス

1カ月間1,800円(年払いだと1,600円)のプランです。
検索や閲覧できるメッセージの上限数はスタンダードと同じですが、チャンネル上にアップロードできるデータの上限は、(1メンバーに付き)20GBとなっています。
さらに、24時間体制のサポートチームも完備されており、問い合わせた内容に対して、4時間以内に折り返してくれます。

特徴

特徴は、こちらです。

ワークスペースごとにアカウント名を変えられる

たとえば、Aワークスペースでは「佐藤」、Bワークスペースでは「sato」というように、自由に設定できます。
ワークスペースによって、名前を変えたい人にピッタリです。

電話番号との紐づけがない

電話番号との紐づけはありません。よって、スマホの電話番号を設定していない人も利用できます。

使用方法

使用方法は、こちらです。

  1. slack内でメールアドレスなどを入力し登録する
  2. slackのワークスペースに参加する(他の人が管理しているワークスペースに入る場合、管理者から招待のメールが送られてくる)
  3. ワークスペース内に入ったら、チャンネルを選んでチャットに参加する

3.Line

LIneは、国内で累計7,000万人以上の人が登録しているサービスです。
1対1でのやり取りがメインですが、グループを作れば複数人でのチャットもできます。
また、LINE公式アカウントを作ると、登録している人に対してメッセージを一括配信できます。

プラン

Lineの公式アカウントを作ってメッセージのやり取りをする場合、3種類の中からプランを選べます。

フリー

無料で使えるプランで、毎月1,000件までメッセージを無料で送れます。

ライト

月々5,000円支払うプランで、毎月15,000件までのメッセージを無料で送れます。

スタンダード

月々15,000円支払うプランで、毎月45,000件までの無料で送れます。

特徴

特徴は、こちらです。

既読したかが分かる

Lineには、1対1でやり取りをしている時に、相手が読んだか分かる機能が付いています。
相手がメッセージを読んだ場合は、送った文章の右下に「既読」の文字が表示されます。

電話帳に登録してある相手であれば、自動で登録できる

スマホに電話番号が登録してある人を自動で、LINEの友達リストに追加できるのも特徴です。
LINE内の「友だち自動追加」をオンにすると利用できます。
オフにすると自動では追加されないため、手動で追加しなければいけません。

スタンプの種類が1万を超える

チャット上で使えるスタンプの種類は、ゆうに1万種類以上を超えます。
無料で使えるスタンプもあれば、有料の場合もあります。
気分に合わせて、多種類のスタンプを使いたい人にピッタリです。
なかには、自分で作ったスタンプをLINEで送る人もいます。

音声メッセージを送れる

録音した声を、チャット上で送れます。
仕事の要件だけではなく「頑張って!」、「あともうちょっと!」など励ましの言葉を伝えると、相手が喜ぶかもしれません。

使用方法

使用方法は、こちらです。

  1. LINEのアプリをインストールする(パソコンの場合はプログラムのダウンロード)
  2. 電話番号・アカウント名・パスワードなどを登録
  3. 年齢確認を選択し、年齢認証を行う
  4. チャットができる

通話サービスがメインで、チャット機能が付いているツールもある

ツールの中には、通話がメインでありながらもチャットができるサービスもあります。
最後に、サービスを2種類紹介します。

1.zoom

zoomは、アメリカの企業「ズームコミュニケーションズ」が運用しています。
個人間での通話だけではなく、複数人でのテレビ会議やミーティングなどで利用する人が多いです。
通話をしながらチャットができるため、通話中にzoom上でURLを共有する時に便利です。

こちらのURLには、zoomの使い方が詳しく載っていますので、ご覧になってみてください。
関連記事:フリーランスがリモートワーク(テレワーク)で使えるツールzoomを紹介!

2.Skype

Skypeは、マイクロソフトが運用しているサービスで、zoomと同様にオンライン通話をウリにしています。
こちらでも、通話をしながらチャットができるため、通話中にURLの共有などをしたい時に便利です。
テレビ電話をする時に、背景をぼかせるサービスも付いています。

まとめ

リモートワークをしているフリーランスにおすすめのツールを紹介しました。
まとめると、このようになります。

✓チャットツールのメリット
①メールアドレスと電話番号を教えなくて良い
②フランクな会話のやり取りに向いている
③グループを作れる
④ミーティングができる
⑤メッセージの編集・削除機能付きのサービスがある
✓チャットツールの代表例
①Chat Work
②slack
③Line

サービスごとで特徴は異なります。
ご自身の仕事を効率化してくれるチャットツールを活用し、ビジネスに役立ててみてください。

※本記事の内容は2020年3月現在の情報です。

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