フリーランスがチームのリモートワークを成功させるコツを紹介!

・チームでのリモートワークが成功するか不安。
・リモートワークに失敗するチームの特徴は?
・何に気を付けて働けばいいの?

今後、リモートワークをする人が増える可能性は高いです。
しかし、会社やチームにとってプラスになるかマイナスになるかは分かりません。
なかには、リモートワークに切り替えて業務効率が落ちてしまうチームもあります。
そこで今回は、チームの業務をリモートワークで上手く回すコツを紹介します。

リモートワークでチームの業務を回すフリーランス

フリーランスエンジニアと言っても、働き方はさまざまです。
自分の仕事のみに専念する人もいれば、リーダーとなってチームの業務をリモートワークで回す人もいます。
チームの中には、コロナウイルスの影響で常駐業務からリモートワークに切り替えたケースもあるようです。

ちなみに、リモートワークでチームの業務を回す時には、このようなメリットがあります。

好きな場所で働ける

極端な話、インターネット環境がつながっていれば、どこでも仕事ができます。
自宅やコワーキングスペースなど、気分に合わせて仕事場を選べるため、一カ所で仕事をするのが苦手な人には、ピッタリな働き方です。

時間の有効活用ができる

自宅で仕事をすれば、通勤時間が0です。
通勤時間が減れば、朝食を長めにとったり、趣味の時間を増やしたりできます。
プライベートの時間を、より多く確保したい人に最適です。

感染症の予防

リモートワークにすれば、同僚と同じ場所で仕事をする必要はありません。
誰もいない場所で仕事をしてもOKです。リモートワークに切り替えて人と接する機会を減らせば、人からウイルスが移る確率も減らせます。よって、感染症の予防に役立ちます。

リモートワークでチームの業務を回せなくなる理由

リモートワークで、上手く業務を回せないチームもいます。
ここでは、回せなくなる原因を4つ見てみましょう。

コミュニケーション不足

コミュニケーション不足が起こると、メンバー間で意思疎通ができなくなり、業務が滞る理由になります。
「仕事を任せていたのに全く終わっていなかった」、「何も仕事をやっていなかった」事態に陥り、チームで業務を回せなくなることもあるようです。

チームの業務を管理できない

リーダーがメンバーの業務を管理できずに、チームの業務が回らなくなるケースもあります。
メンバーが職場にいれば、仕事の進捗状況を聞きたい時に確認できます。

しかしリモートワークだと、すぐに返信が来るとは限りません。
レスポンスの遅さに嫌気がさして、次第に業務の進捗状況を聞かなくなるリーダーもいます。
結果、管理状況が杜撰になり、チームで仕事を回せなくなるのです。

言葉にして相手へ上手く伝えられない

リモートワークでは、字面でのコミュニケーションが基本です。
しかし、文章でのやり取りが慣れていない人だと、言葉にして上手く相手へ伝えられず、相手から聞き返されたり口頭で説明したりする時間が発生します。
結果、意思疎通するための時間が増える代わりに、本業へ割く時間が減ってしまい、チームで業務を回せなくなるのです。

チームメンバーが仕事をしなくなる

チームメンバーが仕事をサボると、他のメンバーの仕事が増えたり、チームの仕事が滞ったりする恐れがあります。
これらも、チームの業務を回せなくなる理由の一つです。
リモートワークは職場で働く場合と違って、近くに上司がいないことが多く、仕事をサボりやすい環境と言えます。

チームでのリモートワークを成功させる方法

ここでは、チームでのリモートワークを成功させる方法を5つ見てみましょう。

仕事以外の話をする

仕事のみの話だと、業務チックな雰囲気がチーム内に漂ってしまい、現場の空気感が悪くなることも…。
メンバーの中には、プライベートのことで悩みを抱えて、仕事に力が入らない人もいるかもしれません。
その状況を防ぐ意味で、雑談をしたりプライベートの相談に乗ったりすることは重要です。
話すテーマとしては、このような内容です。

  • 恋愛相談
  • プライベートの悩みを打ち明け合い、メンバー全員で解決する
  • おすすめのグルメ・観光地の情報

仕事以外の話をするメリットは、メンバー間の距離が縮めやすいことです。
各メンバーが、仕事の時とは違う一面を見せれば、チームの絆が深まるかもしれません。
チームメンバー全員に話せない内容の場合は、個別に相談するのもアリです。

その他に、相談しやすい雰囲気をつくることが大事です。
たとえば、チャットツールでプライベートのことを話すグループをつくっておけば、相談しやすい環境が生まれるかもしれません。
ただし、プライベートのことを話したくない人もいるので、強引に聞くのは辞めましょう。

オンライン上で交流の場を設ける

リモートワークだと、社員同士で食事や飲みに行く機会が減りがちです。
社員同士で交流をして、チームの団結力を高める意味でも、オンライン上で交流の場を設けることは重要です。
たとえば、このようなイベントができます。

オンライン飲み会

オンライン飲み会とは、各自がお酒を飲みながら、好きなことを話す飲み会です。居酒屋へ行った時と比べて安く済みます。

しかも大勢のお客が入っている居酒屋とは違って、周囲が騒がしくなることもありません。
自宅で静かに飲みながら、交流をしたい人にピッタリです。
自宅で飲めば終電も気にしなくていいので、満足するまで飲み続けたい人にもいいでしょう。

オンラインお茶会

オンラインお茶会とは、各自がお茶を飲んだり、お菓子を食べたりしながら、好きなことを話す会です。
誰かと話しながら、おやつを食べたい人にピッタリです。
お互いに、おすすめのお茶菓子を紹介し合うと、会話が盛り上がるかもしれませんね。

オンラインゲーム

メンバー同士で、オンラインゲームをしながら交流してもいいでしょう。
RPGやアクションゲームをはじめ、カードゲームや麻雀など、いろいろな種類があります。
ゲームの中にはプレイしながらチャットを打ち込める機能もあるので、メンバー同士で会話をしながらゲームを楽しみたい人に最適です。

チャットツールを活用する

チャットツールとは、メッセージのやり取りができるサービスのことです。
リモートワークでは文章でのやり取りがメインになるため、チャットツールを導入している企業もあります。
代表的なサービスは、こちらです。

  • チャットワーク
  • slack
  • LIne

チャットツールは、メールと比べて送信するまでのステップが短いです。
さらに、連絡先の交換をする時にメールアドレスを覚えていなくても、アプリを開けば連絡先を交換できます。
チャットツールについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

関連記事:フリーランスがリモートワークで使うチャットツールとは?特徴を紹介

管理体制を整える

メンバー同士で管理できる体制を作ることも大事です。
たとえば、このような方法があります。

定時にミーティングをする

決まった時間にミーティングをする方法です。
たとえば、朝と夕方に1回ずつミーティングの時間を設けるイメージです。
ちなみに朝と夕方のミーティングでは、このような内容を話すといいでしょう。

<朝のミーティング>

  • 当日のスケジュール(今日の仕事内容、外出予定の有無など)

<夕方のミーティング>

  • 今日やった業務
  • 仕事のやり残しがあるか?
  • (業務が終わらなかった場合は)なぜ業務が残ったか?

仕事をサボらないための仕組みとして、その日に行った業務は報告させた方がいいでしょう。

各メンバーの映像を映した状態で仕事をする

業務時間が決まっている場合は、各メンバーの映像を映した状態で、仕事してもいいかもしれません。
映像を映した状態にすれば、長時間離席している人や、パソコンの前でサボっている人が分かります。
実際に、導入しているチームもあるようです。ただし、人によっては仕事場を映したくない人もいるため、メンバーの意見を聞いた上で導入するか決めましょう。

検証と改善を実施する

リモートワークの検証と改善を、定期的に繰り返すことも重要です。
検証する時は、このような項目を設けましょう。

  • 業務効率(業務の進み具合)
  • 売上高、経費、利益
  • 残業時間の有無
  • 仕事の質
  • ライフスタイルの質

具体的な項目を設けて検証すると、改善すべき内容を明確化しやすくなります。

各メンバーが円滑に業務をこなす方法

リモートワークでチームの業務を回すには、各メンバーが円滑に業務をこなすことも大事です。
ここでは、円滑に業務をこなす方法を紹介します。

各メンバーでタイムスケジュールを決める

タイムスケジュールを各自決めましょう。
業務時間を決めずにリモートワークをするとダラけてしまい、仕事に集中できない恐れがあります。
しかし業務時間を決めておけば、その時間のみ仕事に集中すればいいので、仕事とプライベートのメリハリがハッキリします。
それによって、各メンバーの業務効率が上がるかもしれません。

SNSを見ない仕組みをつくる

TwitterやFacebookなどのSNSを見すぎて、本業を厳かにする人もいます。
それを防ぐには、SNSを見ない仕組みをつくることが重要です。
「目の前にスマホを置かない」、「SNSの通知を全てオフにする」、「SNSを閲覧する時間を決めておく」などの方法があります。

仕事に集中できる場所をつくる

業務を円滑にこなすには、仕事場も大事です。
インターネット環境がある場所でも、気が散って仕事に集中できない人もいます。
そのため、仕事に集中できる場所をつくることが重要です。
集中できる場所をつくりたい人は、これらのことを意識してみてください。

余計なものを置かない

仕事場にものを置いていると、ものに目が行ってしまい、仕事が進まなくなる恐れがあります。
スマホやマンガ、ゲームなど、仕事に関係ないものは、仕事場に置くのは辞めましょう。
自宅に置き場がない時は、段ボールの中に入れて取り出せないようにしたり、トランクボックスに預けたりするのも一つの手です。

部屋を青色にしてみる

青色のものを見ると、冷静さや心の安定感を生まれやすく、集中したい時にピッタリな色と言われています。
カーテンやカーペット、壁紙などを青色にすると集中力アップが期待できます。
一方、集中したい時に向かない色は赤色です。
脳が興奮状態になって、仕事に支障をきたす恐れがあるため、ご注意ください。

好きな曲をかけて仕事をしてみる

仕事に集中するために、好きな曲をかけて仕事をするのもいいでしょう。
カフェで流れているようなBGMが好きな人もいれば、ハードロックの曲をかけて仕事のやる気が出る人もいます。

ストレスを抱え込まない

リモートワークで、孤独感を感じてストレスを抱える人もいます。
ストレスを抱えすぎると、仕事に手が付かず業務が滞ってしまうことも…。
その他に「収入面」、「経済面」などの不安を抱え、ストレスを溜める人もいます。
趣味を楽しんだり、新たなことに挑戦したりすることで、ストレスを減らせる可能性があります。

関連記事:リモートワーク疲れの解消法10選|体の不調が気になる人必見!

ストレッチや運動をする

ストレッチや運動をして汗を流すのもいいでしょう。
体がスッキリして、仕事の効率が上がるかもしれません。
なかには運動仲間をつくったり、パーソナルトレーナーに指導してもらったりする人もいます。
ただし、コロナウイルスの感染がおさまるまでは感染リスクがあるので、自宅で運動をした方がいいでしょう。

まとめ

チームでのリモートワークを成功させる方法を中心に紹介しました。

まとめると、こちらになります。

✓リモートワークでチームの業務を回せなくなる理由
①コミュニケーション不足
②チームの業務を管理できない
③言葉にして相手へ上手く伝えられない
④チームメンバーが仕事をしなくなる
✓チームでのリモートワークを成功させる方法
①仕事以外の話をする
②オンライン上で交流の場を設ける
③チャットツールを活用する
④管理体制を整える
⑤検証と改善を実施する

リモートワークで成功できるかは、チームの管理やコミュニケーションのとり方、ツールの活用などにかかっています。
リモートワークと企業へ出社する場合の働き方は違います。
このことを頭の中に入れたうえで、仕事をしてみてください。

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