領収書が無いときに経費計上する5つの代用方法。レシート紛失時の対応も解説

領収書が手元にない場合の経費計上方法について最新情報をご紹介します。
「領収書がないと経費計上できないのかな？」とお考えの方もいることでしょう。
結論から申し上げますと、領収書がなくても経費の計上は可能です。

支払った事実を証明できる書類がある場合、それを利用して経費を計上することができます。
この記事では、領収書に代わる5つの方法をご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

領収書の代わりに利用できる５つの書類

領収書の代わりに利用できる書類は次の5つです。

1. レシート
2. クレジットカードの利用明細
3. 出金伝票
4. 招待状
5. 確認メール

ひとつずつ詳しく解説します。

1.レシート

レシートには、日付や店名、支払金額、購入した商品などが詳細に記載されています。
領収書と比較しても、情報が十分に記録されており、経費計上の要件を満たしていると言えます。
たとえ1つのレシートに私用と仕事用の商品がまとめて記載されている場合でも、それぞれの商品が何に使用されたものかを区別できれば、問題ありません。
ただし、レシートは印字部分が薄く、消えやすくなっていることがあります。
印字が保護されるよう、レシートを折る際には印字面が内側になるように保管することをお勧めします。

2.クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細を、領収書代わりとして使うこともできます。

利用明細とは、カードの決済履歴が載っている明細のことです。明細の内容を確認する方法は、2種類あります。

カード会社が送付する利用明細書

カード会社が送付する利用明細書で、決済内容を確認するパターンです。

一般的には、毎月カード会社より送付されます。

オンライン上に表示される利用明細の一覧

オンライン上に表示される、利用明細の一覧を見て確認する方法があります。

近年、多くの金融機関が対応しているので、明細を頻繁に確認したい人、書類を電子化したい人は利用してみてください。オンライン上のデータをプリントアウトすれば、利用明細の保管も可能です。

一般的な操作パターンは下記の通りです。

• ステップ1：カード会社のホームページにアクセス
• ステップ2：ログイン画面でIDやPWなどを入力する
• ステップ3：閲覧したい期間を選択する

上記3つのステップを踏むと、オンライン上より閲覧できます。

3.出金伝票

出金伝票とは、現金で支払った取引を記帳する時に、利用できる伝票です。

領収書が発行されない、バス代や電車代の支払履歴を記録する時に利用します。

出金伝票には、主にこれらの内容を書いてください。

• 支払日
• 支払先
• 支払金額
• 支払った理由
• 勘定科目　etc

なお、出金伝票を作成する時は3つの注意点があります。

1. 安易に出金伝票を発行しない
2. 現金払い以外の取引では利用しない
3. 内容の詳細を記録する

安易に出金伝票を発行しない

出金伝票の発行は、領収書の代わりになるものがない時のみ発行してください。

出金伝票は自身で作成できる分、領収書代わりの書類として信憑性が低くなりがちです。

出金伝票の発行枚数が多いと税務調査時に調査官に疑われる恐れがあります。

変な疑いを持たれないためにも、他に領収書の代わりになる書類がない場合にのみ、出金伝票を作成しましょう。

現金払い以外の取引では使用しない

出金伝票は、あくまで現金払いが発生した時に作成する伝票です。

そのため、クレジットカードや電子マネー決済など、現金払い以外の取引では作成しないでください。

内容の詳細を記録する

取引の内容を記録して、事業に関係する費用であることを証明するのも大事です。

電車代であれば、勘定科目と支払金額の他に「◎◎駅～◎◎駅（JR往復）：〇〇企業での打ち合わせ」と、具体的に書きましょう。

4.パーティなどの招待状

パーティーやその他のイベントの招待状も、領収書の代わりに使用できることがあります。
金額や日時、主催者名などが記載されていれば、問題ありません。
イベントで発生した金額（ご祝儀や参加費など）を、招待状に明記して保存しておくことをおすすめします。

5.ネット通販の確認メール

ネット通販の注文確認メールも、領収書の代わりに利用することができます。
購入した商品（またはサービス）の名称や支払金額が記載されている場合、領収書の代替として有効です。
さらに、口座の取引履歴が含まれている書類を同梱して保管しておくと、支払いが確定したことが明らかになり、信頼性が高まります。

結論、クレジットカードが便利！

ネット通販の注文確認メールも、領収書の代わりに利用することができます。
購入した商品（またはサービス）の名称や支払金額が記載されている場合、領収書の代替として有効です。
さらに、口座の取引履歴が含まれている書類を同梱して保管しておくと、支払いが確定したことが明らかになり、信頼性が高まります。

領収書がないために経費計上を諦めるパターン

引っ越し代

事務所の引っ越し代を経費として計上しなかった場合のケースです。引っ越し代は10万円を超えていたにもかかわらず、領収書を手元に保管していなかったため、その経費を計上せずに確定申告を行いました。
その結果、引っ越し代を経費として計上して確定申告を行った場合と比較して、1万円以上の余分な税金を支払うこととなってしまいました。

（領収書がもらえない）交通費

領収書が発行されない交通費を経費として計上しなかったケースも存在します。バス代や電車代など、運賃を支払った際に領収書が発行されなかったため、経費の計上を諦めてしまう事例です。

催し物やイベント

催し物やイベントに参加したにもかかわらず、領収書がなくて経費として計上しなかったケースもあります。他の参加者がいる中で「領収書をください」と言いにくく、結果的に領収書を入手できなかったため、経費として計上しなかった人もいるのです。

まとめ

領収書がない時の、経費フィルタリングの仕方を中心に解説しました。
まとめると、下記の通りです。

領収書の代わりとなる書類は、実は数多く存在します。税金を節税するためにも、事業と関連する経費については、漏れなく記録することが重要です。

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