電子契約サービス16選|紙で交わす時の違い・メリットも解説!

・電子契約って何?
・印鑑のためだけに出社したくないから電子契約を使いたい…。
・紙で契約書をやり取りする必要はないの?

リモートワークが広まり、「電子契約」という言葉を耳にする機会が増えた人もいるのではないでしょうか。電子契約を導入すると、契約書関係の業務効率が上がります。

そこで今回は電子契約の概要やメリットを解説しながら、電子契約関連のサービスを16種類紹介します。

電子契約とは

電子契約とは、オンライン(システム)上で契約を交わすことです。契約書をデータ化してメールやクラウド上で交わします。契約書を送るためにプリントアウトする必要もありません。

電子契約は紙を用いた契約と違って、電子署名とタイムスタンプと呼ばれるものを使います。

電子署名とはパソコン上で契約書に記入する署名のことです。紙の契約書で言えば、直筆のサインにあたります。

一方タイムスタンプとは、契約締結後に内容が改ざんされていないことを証明するスタンプです。契約を結んだ日時などが表示されます。郵送時に押される消印と似た役割と思っていいでしょう。

なお電子契約と紙で契約を交わす時の流れの違いは、ご覧の通りです。

~電子契約の流れ~

  1. パソコンで契約書に署名・捺印をする
  2. 契約書をオンライン上で相手に共有する
  3. 数分で相手に契約書が届く

~紙を用いた契約の流れ~

  1. 契約書に手書き(orパソコン上)で署名・捺印をする
  2. 切手を貼った封筒の中に契約書を入れて送付
  3. 1日以上経ってから相手へ契約書が届く

電子契約をするメリット

電子契約には様々なメリットがあります。ここではメリットを5つ紹介します。

コストの削減

電子契約では紙を用いて契約する時と比べ、コストを抑えられます。
主に下記の費用を抑えられます。

通信費・消耗品費

書類を郵送する場合、切手代(通信費)や封筒代(消耗品費)が発生します。
しかし電子契約では、オンライン上で契約書を送付できるので切手や封筒を買う必要がないため、通信費や消耗品費を抑えられます。

印紙税

契約書が紙の場合、契約金額によっては収入印紙を貼らなければいけません。印紙税だけで数万円発生することも…。

一方電子契約を結ぶと、収入印紙が不要なので印紙税は0です。

契約書の保管コスト

書面を用いて契約を結んだ場合、契約書を保管するスペースを作らなければいけません。
しかし電子契約では、書類を印刷することなくデータとしてパソコン上で保存できます。結果、書類の保管庫も不要です。

プリンター代

書面をプリントアウトしなくていい分、インクや用紙の減りも遅いです。つまり、プリンター関連の費用を抑えられます。

人件費

書類を郵送する時は、封筒に宛名を書いたり書類を同封したり、ポストへ投函したりしなければいけません。

電子契約の場合、この作業は不要です。パソコン上で数分操作すれば、作業が終わります。作業時間を抑えられる分、人件費の削減につながるのです。

時間の削減

様々な時間を削減できるのもメリットです。

書類をポストへ持っていく必要がない

書類を発送するために、ポストへ持っていく必要はありません。よって移動時間の削減ができます。

急ぎの書類を取引先まで受け渡しに行く必要がない

取引先へ当日中に渡したい書類があっても、取引先に行く必要はありません。オンライン上で書類を送付できるため、急ぎで書類を渡したい時も便利です。

書類が早く届く

電子契約では郵送と違い、ほぼリアルタイムで書類のやり取りができます。発送~到着までの間、長時間相手を待たせることがありません。

リスクを減らせる

契約書の遅延リスク

郵送の場合、天候や感染症(例.コロナウイルスによる流通網のストップ)などの関係で、到着日が遅れることもあります。

しかし電子契約では、インターネット回線や電子契約ソフトに異常がない限りは遅れません。予定日に必ず契約締結したい場合にも電子契約は向いています。

契約書の紛失リスク

紙ベースで契約書を保管すると「書類の保管場所を忘れた」、「ゴミと一緒に捨てた」などの理由で、書類を紛失するリスクがあります。

一方、電子契約ではオンライン上(コンピュータ内)に保管されるため、データが消えない限り紛失しません。

セキュリティの強化

契約書を紙ベースで保管すると、第三者が倉庫から持ち出す恐れがあります。

しかしコンピュータ内に保管すれば、特定の人しかアクセスできない分、データが漏洩する確率は下がります。つまりセキュリティの強化につながるのです。

電子契約サービスを紹介

電子契約サービスは、様々な企業で実施しています。
ここからは、電子契約サービスを17種類見てみましょう。

クラウドサイン(CLOUD SIGN)

電子契約サービスの中でも有名です。5万社以上の企業で使われており、大手金融機関や人材会社等でも利用実績があります。

契約書だけでなく、発注書・納品書・請求書・領収書など、 さまざまな対外的なやりとりにご利用いただけます。

しかもクラウドサインには他のサービスと連携する機能も付いています。たとえば『kintone』と連携させれば、kintone上に登録されている顧客情報を呼び出して請求書や見積書の作成ができます。締結した書類はkintone上で保存可能です。その他にSelesforceやBoxとの連携もあります。

ちなみに料金体系はこちらです。

  • Free→無料(毎月5件まで)
  • スタンダード→1万円~/月(1件送信に付き200円)
  • スタンダードプラス→2万円~/月(1件送信に付き200円)
  • ビジネス→10万円~/月(1件送信に付き200円)
テックビズ会員様限定で、クラウドサインへお申し込みいただくと、ご利用金額に応じて最大10%分のポイントを還元いたします。

ラクラク電子契約

デジタルストレージが運用しているサービスです。

毎月30件まで無料で使えます。使い方は契約書を作成しデータをアップロード。その後オンライン上で署名するだけです。契約書の作成~署名するまで5分程度で終わります。

さらに、ラクラク電子契約では契約した日付・取引先・契約金額などを入力して、過去の書類を検索できる機能もついています。過去の書類をいち早く見つけたい人にもピッタリです。
一般財団法人日本データ通信協会から認可されている「セイコーソリューションズ製」のタイムスタンプが使われています。

参考:デジタルストレージ

ドキュサインの電子署名(Docu Sign)

ドキュサインの特徴は、契約書の記載場所を決められることです。署名や契約日付などの書く欄を「ドラッグ&ドロップ」して調整できます。

契約書のデザインを変えたり、契約書の書く欄をカスタマイズしたりする人には使い勝手が良いサービスです。

ちなみに使用料金はこちらです。

~月額払いの場合~

  • パーソナル(個人向け)→15ドル/月
  • スタンダード(企業向け)→40ドル/月
  • ビジネスプロ(企業向け)→60ドル/月

~年払いの場合~

  • パーソナル(個人向け)→120ドル/年(1カ月あたり10ドル)
  • スタンダード(企業向け)→300ドル/年(1カ月あたり25ドル)
  • ビジネスプロ(企業向け)→480ドル/年(1カ月あたり40ドル)

1年以上利用するのであれば、月払いよりも年払いの方がお得です。

参考:ドキュサイン

CECTRUST-Light

2002年より実施しているサービスで、株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが運営しています。CECTRUST-Lightでは、契約書だけではなく見積書や検収書などの保管ができます。

しかも契約書の発行側が使用料を負担する仕組みになっているため、取引先には費用が発生しません。
サービスの導入を考えている企業には事前の説明会を開き、その後取引先の登録、サービス利用という形になります。

参考:コンストラクション・イーシー・ドットコム

アドビサイン(Adobe Sign)

PDF出力ソフトで有名なadobeが運営しているサービスです。
特徴は、過去に使っていた書類のテンプレートを用いて契約書を作れることです。昔のフォーマットを電子契約で使いたい人にも向いています。

また「Megaサイン機能」を使えば契約書を複数の人に共有できるため、1枚の契約書に数人の署名が必要な時に便利です。

ちなみに料金体系はこちらです。

  • 個人版→12080円/年、1カ月あたり約1,007円(月払いの場合は1,580円/月)
  • 小規模企業版→1ライセンスに付き4万6,580円/年、1カ月あたり約3,882円
  • ビジネス版→要問合せ
  • エンタープライズ版→要問合せ

参考:adobe

リーテックスデジタル契約

リーテックス株式会社が運用しています。強みは、セキュリティ面です。本人確認時のシステムでは、金融機関とほぼ変わらないセキュリティレベルのシステムを採用しています。

その他に電子記録債権機関である「トランザックス株式会社」のシステムを使い、発行した書類を保管できる体制を整えています。

参考:リーテックス

サインナップワン(SignUpOne)

SB C&S株式会社(ソフトバンク株式会社が100%出資)が運用しているサービスで、2社間で契約を交わす時に利用できます。

特徴は取引先が無料で使えるサポート窓口を完備していることです。電子契約に関するトラブルが取引先で起こった時に、サポート窓口と取引先の担当者同士で話してもらえます。

また、電子契約を上手く活用してもらうために効率的に使う方法などが載っているマテリアルも配布しています。電子契約を使ったことがない人でも、安心して使える仕組みができているのです。

さらにセキュリティ面にも力を入れています。
たとえばオンライン上で発行された電子証明書とPINコードは、署名した後にサーバー上から消えるようになっており、外部からの侵入を防ぎます。(ワンタイム証明書)。サーバーも国内最高レベルのセキュリティです。

参考:SB C&S株式会社

ペーパーロジック(paper logic)

ペーパーロジックでは、3つのサービスを用意しています。

電子契約

オンライン上で契約書を交わせます。
毎月の契約数によって、料金が決まっています。

  • 毎月25契約まで→2万円/月(登録可能ユーザー数は5個まで)
  • 毎月50契約まで→3万5,000円/月(登録可能ユーザー数は10個まで)
  • 毎月75契約まで→5万円/月(登録可能ユーザー数は15個まで)
  • 毎月100契約まで→6万5,000円/月(登録可能ユーザー数は20個まで)

登録ユーザー数、毎月の契約数に応じて使い分けましょう。

電子稟議(ワークフロー)

スキャンor(スマホで)撮影した領収書などを、システム上で保管できます。
料金体系は、こちらです。

  • ユーザー数が5個以内→2万円/月
  • ユーザー数が10個以内→3万8,000円/月
  • ユーザー数が50個以内→17万5,000円/月
  • ユーザー数が100個以内→30万円/月

ユーザーが多い場合は、多少高額のプランを組んだ方が安く済みます。

電子書庫

PDF化した文書などを保管できます。
料金体系はこちらです。

  • 100GBプラン→5万円/月(利用ユーザー数10個まで)
  • 250GBプラン→7万円/月(利用ユーザー数25個まで)
  • 500GBプラン→10万円/月(利用ユーザー数50個まで)
  • 1TBプラン→15万円/月(利用ユーザー数100個まで)

参考:ペーパーロジック

Holmes

Holmesでは、クラウド上で一連の業務管理ができます。契約締結・更新だけではなく、交渉した内容や取引先の特徴をクラウド上に載せられる機能も付いています。

しかもシステム上で業務の流れを把握できるため、業務の管理効率を上げたい人にピッタリです。承認フローの設定やメッセージをやり取りできる機能もあります。

参考:Holmes

かんたん電子契約(セイコータイムスタンプサービス)

セイコーソリューション株式会社が運用しています。

特徴は取引先ごとに契約書を自動で配布する「自動化ツール」が付いていることです。送付する時間を大幅に縮められます。契約書の作成枚数が多い人に役立つでしょう。

電子契約に関する講習会も行っており、メリットや使用例などを紹介しています。電子契約の内容を詳しく知りたい人は、参加してみてはいかがでしょう。

参考:セイコーソリューション

BtoBプラットフォーム

株式会社インフォマートのサービスで、契約の締結や契約書の保管をクラウド上で行ってくれます。BtoB向けのサービスを20年以上提供しており、ノウハウが詰まっています。

ちなみにサーバーは二重化で、システム障害が起こった時に、もう一方のサーバーで対処できるようになっているのが特徴です。
契約書の他に、「見積書・請求書・規格書・受発注書・請求書」関連のサービスも提供しています。

参考:インフォマート

ハブル(Hubble)

ハブルでは、パスワードが付いたままワードデータをアップロードできます。アップロードする時にパスワードを解除する手間が省けるため、パスワード付きの契約書をアップすることが多い人に便利です。

その他にコメント機能が付いており、契約書に関する情報(契約情報・仕事の進み具合など)をオンライン上で相手へ伝えられます。

料金プランはこちらです。

  • フリープラン(3アカウント、30ドキュメント以内)→無料
  • チームプラン(100アカウントまで)→要問合せ
  • エンタープライズプラン→要問合せ

参考:ハブル

WAN-Sign

株式会社ワンビシアーカイブズが提供しています。セキュリティに関するノウハウを50年培ってきたこともあり、書類の管理体制に力を入れています。

電子契約のパターンは「実印を押して電子契約をするタイプ」と「認印を押してメール上で電子契約をするタイプ」の2種類用意しています。
なお、電子契約を実印版で交わす場合は毎月3件(ただし電子証明書の発行手数料が年間8,000円発生)、認印版で交わす場合は毎月10件まで無料です。

参考:ワンビシアーカイブズ

NINJA SIGN

株式会社サイトビジットが提供しています。
テンプレートの組み込みや契約書ごとのワークフロー設定、契約書の修正履歴の閲覧機能などが付いています。修正履歴では、誰が修正したか閲覧できるので、問題が起こった時の原因も見つけやすいです。

料金プランはこちらです。

  • Free→無料(契約書の送信件数は毎月5件まで、テンプレートの登録数は3個以内)
  • Light→1アカウントに付き4980円/月(契約書の送信件数、テンプレートの登録数ともに無制限。2020年7月31日までの申込で同年9月30日まで無料)
  • Pro→要問合せ
  • Enterprise→要問合せ

参考:サイトビジット

イースタンプ(E-STAMP)

実印用と認印用の電子契約に対応しており、クラウド上に過去の書類を保管できる機能も付いています。
イースタンプでは2種類のサポートを用意しています。

1つ目はベーシックサポートです。メールや電話・WEB上でのサポート、取引先専用の問合せ口を用意しています。

2つ目はプラチナサポートです。電子契約に関する説明を取引先へする時のサポート・契約書を電子契約用に加工してもらえるサービスなどを利用できます。1人での対応が難しい場合は、プラチナサポートを使うといいでしょう。

GMO電子印鑑Agree

GMOクラウドのサービスで、電子契約時に使える電子サインや電子印鑑を提供しています。

料金体系は3種類です。

  • お試しフリー→無料(社内ID1個、毎月の署名数は10回まで)
  • スタンダード→1万円/月、送信1件に付き100円(社内ID・署名数無制限。2020年5月31日18時までに申し込んだ人に限り2021年6月30日まで無料)
  • ビジネス→2万円/月、送信1件に付き100円(社内ID・署名数無制限。電子証明を利用する場合は、電子証明書1枚に付き8000円/年、送信1件に付き300円)

署名をする回数が少なければ、お試しフリーでも十分使えそうです。

参考:GMOクラウド

電子契約を利用する時の注意点

電子契約は便利ですが、いくつかのことに注意しながら利用しなければいけません。
最後に、電子契約を使う時の注意点を紹介します。

データをすぐに呼び出せるよう整理しておく

オンライン上で作成した書類が必要になることもあります。たとえば税務調査の時です。税務調査では、調査時に書類の提示を求められます。過去の書類を見返す機会もあるので、書類の整理は大事です。

なお契約書を整理をする時は、下記のことを意識しましょう。

ステップ1.取引先ごとにフォルダを作成する

取引先ごとにフォルダを作成しましょう。
たとえば、下記のようなイメージです。

  • A株式会社のフォルダ
  • B商事のフォルダ
  • 株式会社Cのフォルダ

フォルダを分けておけば、取引先が増えてもデータを見つけやすくなります。

ステップ2.契約を結んだ時期ごとにフォルダを作成する

契約を結んだ時期に応じて、フォルダを作成しましょう。
このようなイメージです。

~A株式会社のフォルダ~

  • 2017年
  • 2018年
  • 2019年
  • 2020年

取引先のフォルダ内で細分化すればラクに探せます。さらに細かく分けたい場合は、年単位のフォルダの中に月ごとの保管場所を作るのもアリです。

データを保存する時は締結した年月を入れる

契約書をデータ保存する時は、締結した年月を入れて保管しましょう。たとえば「201806A株式会社契約書」といった感じです。データの保管先を間違っても、検索欄に年月を入力すれば見つけられます。

クライアントの了承を得てから電子契約を利用する

電子契約を禁止している企業もあるので、必ずクライアントの了承を得てから使いましょう。
電子契約を使ったことがないクライアントの中には、オンライン上での書類のやり取りに抵抗を感じる人もいます。そのため、クライアントへ必ず確認して、許可を取りましょう。

取引先が納得していなくても電子契約を使いたい場合は、相手が説得できるまで電子契約について説明してみてはいかがでしょう。
電子契約の仕組みやメリットが伝われば、納得してもらえるかもしれません。説得できない時は、電子契約を提供している会社に説明してもらうのも手です。

電子契約を実施しても良い取引か確認する

不動産関連など、一部の契約では電子契約が認められていません。電子契約を利用する時は法律違反ではないか確認しましょう。

電子契約関連の法律を把握しておく

電子契約に関する法律の概要も覚えておきましょう。法律を守らなかった場合、青色申告の取り消しになったり罰金が発生したりして、不利益を被る恐れがあるからです。

ちなみに電子契約に関する法律は下記の通りです。

  • 電子帳簿保存法
  • 電子署名法
  • IT書面一括法
  • e-文書法

疑問点があった時は、必ず弁護士などの専門家へ相談をして解決しましょう。

まとめ

電子契約の概要やサービスを中心に紹介しました。
今回の内容をまとめると、このようになります。

✓電子契約のメリット
①コストの削減
②時間の削減
③契約書の遅延リスクを減らせる
④契約書の紛失リスクを減らせる
⑤セキュリティの強化
✓電子契約を利用する時の注意点
①データをすぐに呼び出せるよう整理しておく
②クライアントの了承を得てから電子契約を利用する
③電子契約を実施しても良い取引か確認する
④電子契約関連の法律を把握しておく

リモートワークが進めば、電子契約を使う機会も増えそうです。これを機に、あなたも電子契約を活用してみてはいかがでしょう。

※本記事の内容などは2020年5月現在の情報です。

\テックビズにおまかせください/

ITフリーランスの独立をトータルサポート!
キャリア相談や税務代行サービス、フリーランスに役立つ各種サービスのおトクな割引・ポイント還元が受けられます!