フリーランスはビジネスカードで経費管理するべき!

・ビジネスカードが経費の管理に役立つって本当?
・どうすればビジネスカードが、経費の管理に役立つの?
・経費の計上について詳しくなくても大丈夫?

ビジネスカードが経費管理に役立つとは聞くものの、なかなかカードを作っていない人もいると思います。

そこで今回は、ビジネスカードが経費の管理に役立つ理由を解説しつつ、便利な使い方や有効活用するコツを紹介します。

経費管理にビジネスカードが便利な理由

ビジネスカードで経費管理をすると便利な理由は、税務処理の簡略化・効率化になるからです。
現金払いと比べるとビジネスカード払いには、このようなメリットがあります。

  1. 領収書の保管の手間が、かからない
  2. カード会社のオンライン上で支払い状況を確認できる
  3. 経費管理に関するサービスを割安で利用できる場合がある

経費管理がラクになるビジネスカードの使い方は複数あります。
ここでは、経費管理が便利になる使い方を見てみましょう。

経費の一括管理

ビジネスカードで支払えば、経費で支払った内容はカード会社のサイト上(マイページ内)にデータとして残ります。しかも、そのデータは会計ソフト上に一括で移行できるため、経費の一括管理をする時に便利です。

また、ビジネスカードで支払った決済内容は、手元にカードの明細がなくても、インターネット上でも確認できます(一部カード会社除く)。
そのため外出先で、財務諸表の資料を閲覧できない時に支払い状況を確認したい人にもおすすめです。カードの不正利用や、無駄な支払がないか確認する時にも役立ちます。

確定申告がカンタンになる

確定申告をする時も、特定のビジネスカードで経費を支払っておけば、カード会社のサイト上で、経費の支払内容を確認できるのでラクです。

つまり、経費漏れの確率を抑えられるということです。経費漏れをなくせば、過少に経費を計上することもないため、余計な税金を払うこともなくなります。

会計ソフトに連携させると決済データが会計ソフトに反映されて、税務処理をする時間が省けます。つまり簿記の知識がない人でも、法人カードで決済をすれば簡単に経費の入力ができるということです。

関連記事:フリーランス向け確定申告が楽になるスマホアプリおすすめ8選

経費入力・申請を半自動仕訳

経費を現金払いした場合、仕訳を作成する時は取引先や金額など、全てのデータを自分で入力しなくてはいけません。

会計ソフトでは、ビジネスカードで支払った経費の内容を、半自動仕訳することも可能です。
半自動仕訳とは、ビジネスカードで支払ったデータを会計ソフト上に反映させて仕訳を行う方法のことです。勘定科目も自動で入力される会計ソフトを利用すれば、経理初心者でも仕訳の作成がしやすいです。

なお、半自動仕訳の一般的な流れは、下記の通りです。

  1. ビジネスカードで支払った内容を会計ソフトに反映させる
  2. 会計ソフト上で必要な操作のみを行う(仕訳で必要なデータの一部が入力済)
  3. 会計ソフトに入力した仕訳が保存される

会計ソフトのfreeeとマネーフォワードなどは、面倒な1年分の経費の入力も、銀行口座やクレジットカードを同期すれば自動で入力できます。日付や金額だけでなく、勘定科目を推測して自動入力してくれるので大幅に手間を省くことができます。

ただし、会計ソフトやビジネスカードが同期に対応していない場合があるため、ビジネスカードを作成する時は、ご利用の会計ソフトで同期できるか確認した方がいいでしょう。

利用明細を領収書の代わりにできる

領収書やレシートの代わりに、利用明細を経費計上時の証拠として利用するのも便利な使い方です。
明細書を活用すれば、このような効果が期待できます。

  • 保管枚数を減らせる(明細の場合は1枚の紙に複数の決済履歴が載っているため、レシートよりも保管する枚数が少なくなる可能性が高い)
  • 再発行がラク(カード会社はオンライン上にて明細の印刷・再発行申込ができる場合が多い)
  • 1カ月で使用した合計額が明細に載っているため、毎月の支払額を瞬時に把握できる

保管の手間や紛失した時のリスクを考えると、利用明細を領収書の代わりにする方がいいといえます。ただし、過去の利用明細書を発行する時にさかのぼれる期間は、カード会社ごとで違うため、ご注意ください。

関連記事:領収書がなくても経費計上できる!?代用方法5つ紹介

ビジネスカードを有効活用するコツ

ここでは、ビジネスカードを有効活用するコツを見てみましょう。

支払口座を事業用の口座に設定

支払口座を事業用の口座に設定すると、複数のメリットがあります。
メリットは、ご覧の通りです。

プライベートの費用と経費の分別がラク

事業用の口座には、プライベートの支払で発生した費用が載っていません。経費が支払われている口座がすぐに分かります。
プライベートの費用と経費を分別する手間が、かからずに済むため税務処理時間の短縮が期待できるでしょう(プライベートの支払口座で経費を支払わないことが前提です)。

取引先からの信用を得られる

カードの審査時に、カード会社から信用を得やすいのもメリットです。屋号入りの事業用口座に設定すれば、事業を行っている証明にもなります。
そのため、個人用口座に設定した場合と比べて、カード審査に通過できる確率は上がるでしょう。

経費利用で貯まったポイントは他のポイントに還元

ビジネスカードで経費を支払って貯めたポイントを、他のポイントに還元すれば節約になります。
たとえば、このようなイメージです。

  • ●●カードのポイントをマイルに交換して、出張の交通費を節約した
  • ××カードのポイントをコンビニで使えるポイントに交換して、消耗品を買った
  • △△カードのポイントをマイルに交換。そのマイルを、さらに家電量販店で使えるポイントに交換して備品を買った

上記のような感じでポイントを使うと、経費の節約につながります。
なお、他のポイントに還元する時は、これらのことに気を付けましょう。

還元率を確認

ポイントによって還元率は異なります。
たとえば、100Pで他のポイントを1000P交換できる場合もあれば、200Pしか交換できない場合もあるということです。
なかには、他のポイントと交換してからお目当てのポイントと交換した方が、還元率が高いケースもあります。
少しでも、お得な状態で他のポイントと交換するためにも、どのようなステップを踏まえて交換すべきか、調べることをおすすめします。

利用可能店舗を確認

いくら還元率が高いポイントと交換しても、普段利用しない店舗のポイントだと、使う機会がないため期限切れで失効する原因になります。
そのため、自身が交換するポイントを利用する予定があるか、確認してから交換しましょう。
とくに地方に住んでいる場合は、都会と比べて店舗が少なくポイントを利用できる店が見つからない恐れもあるため、要注意です。

還元するタイミングを考える

還元するタイミングによって、交換できるポイント数が異なる場合があるからです。
たとえば、こんなケースです。

  • 5,000Pの場合は、5,000Pと交換。10,000Pでは、15,000Pと交換できる。
  • 〇月〇日以降のポイント交換は、還元率が1%から0.5%に下がる。
  • 支払利用額が〇〇円以上の人は×月△日までは1%。それ以下の支払利用額の場合は、×月△日以降0.5%に下がる。

このように、ポイントを還元するタイミングによっては損をします。
ビジネスカードで貯めたポイントを無駄にしないためにも、還元するタイミングは、しっかりと考えましょう。

見える化でキャッシュフローの改善

ビジネスカードで支払えば、カード会社のオンライン上で決済内容を閲覧できます。そのため、キャッシュフローの改善にも役立つでしょう。
しかも決済額は、毎月、決まった日にちにまとめて引き落とされるため、決済額が多い計上月も把握しやすいです。
よって、事業の財務分析でも便利です。

また、決済内容があと払いになっていたり、支払時に振込手数料が発生したりするため、キャッシュフローに余裕を持たせたい人に、おすすめのカードといえます。

フリーランスはビジネスカードを持っておこう!

フリーランスや個人事業主の方も、帳簿を付ける必要があります。オンライン上で決済データを保存する場合は、ビジネスカードの決済内容を会計ソフト上に移行できた方がラクです。
そのためビジネスカードの保有を、おすすめします。

おすすめのビジネスカードについて知りたい方はこちらをご覧ください。

関連記事:フリーランスのクレジットカードの選び方&おすすめ5選【2020年版】

さらにビジネスカードには、フリーランスや個人事業主向けのサービスも付いていて、事業で活用できます。
たとえば、このようなサービスです。

  • 会議室やシェアオフィスを割安料金で使える
  • 接待時に使うレストランが割安料金で使える
  • 弁護士費用が割安になる

カードに付いているサービスを上手く使えば、経費を抑えたり事業をスムーズに進めたりできる場合もあるため、さまざまな面で恩恵を受けられるでしょう。

テックビズカードも税務代行サービスなど様々なサービスがありますのでチェックしてみて下さい。

関連記事:3分で作れるテックビズカード!申込み方法と作り方

まとめ

ビジネスカードが経費管理に役立つ理由を中心に紹介しました。
今回の内容をまとめると、このような形になります。

✓ビジネスカードが経費管理に役立つ理由
①経費の一括管理が可能
②経費入力・申請を半自動仕訳できる
③領収書の代わりに、利用明細で代用できる
✓ビジネスカードを有効に活用する方法
①支払口座を事業用の口座に設定
②経費利用で貯まったポイントは他のポイントに還元
③見える化でキャッシュフローの改善

ビジネスカードを活用すれば、労働コストや事業で発生するコストを浮かせられる可能性があります。ぜひ、ビジネスカードを作って事業の運営をしてみては、いかがでしょうか。

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