賢いフリーランスのスケジュール管理の秘訣

・スケジュール管理が苦手…。
・スケジュール管理を効率的にする方法ってないの?
・スケジュール管理で役立つツールってある?

フリーランスで活動しているものの、スケジュールの管理が苦手な人もいると思います。
しかしスケジュール管理能力をどのように身に付けたらいいか分からない人もいるでしょう。
そこで今回は、スケジュール管理の秘訣と役立つツールを紹介します。

賢いフリーランスのスケジュール管理の秘訣

ここでは、スケジュール管理をする秘訣について紹介します。

事前に予定を決めておく

仕事やプライベートの時間は事前に決めておきましょう。
たとえば「仕事の時間は〇~〇時」、「プライベートの時間は〇~〇時」といった感じです。

時間を分けておけば、今が仕事の時間なのかプライベートの時間なのか判断しやすくなります。
自分で勤務時間を決めておけば、同じスケジュールが繰り返されるので管理がラクです。

さらに仕事のタスクごとに時間割を作りましょう。
例えばこんな感じです。

10:00~12:00 Web制作案件のサイト設計業務
12:00~13:30 ランチ・休憩・運動
13:30~16:00 別のWeb制作案件のコーディング

事前に時間割があればあれもこれも中途半端になったり、何からやったらいいか迷う時間が無くなります。
その他に、このような習慣も作っておくといいでしょう。

翌日の予定を前もって確認する

毎日、決まった時間に翌日の予定を確認するとスケジュール漏れを防げます。
確認をする時間帯は遅くても、夕方までには済ませましょう。
早いうちに前日の確認を済ませておけば、万が一漏れがあったとしても対応できる時間が確保されていますので、焦らずに準備ができます。
「翌日のプレゼンテーションで使う資料を準備していなかった」、「翌日納品予定の作品を仕上げていなかった」といった場合も、迅速に取り組めます。

起床後に当日の予定を確認する

当日に予定を確認することも効果的です。前日との二重チェックで、さらに漏れを防げます。
当日のスケジュールに問題がないか確認する意味でも、行った方がいいでしょう。

規則正しい生活を送る

不規則な生活を送ると、生活リズムが狂うことがあります。
生活リズムが狂うと、体のだるさや疲れを感じやすくなったり、記憶力が低下したりする恐れがあり、スケジュールの管理が雑になるかもしれません。
そのような状況を防ぐ意味でも、規則正しい生活を送ることは大事と言えます。
息抜きの時間や十分な睡眠時間をとることも大切です。

関連記事:リモートワーク疲れの解消法10選|体の不調が気になる人必見!

自分磨きの時間をつくる

自分磨きの時間をつくり、スケジュール管理のスキルを上げてもいいでしょう。
本を読んだりセミナーで学んだりなど、勉強できる方法はたくさんあります。とは言っても、勉強する時は何を身に付けたいか考えましょう。
自己研鑽の時間を効率的に活用するためにも、学ぶ内容を決めてから勉強に取り組んでみてください。

ツールを使う

ツールを活用するのも1つの方法です。
世の中には、スケジュール管理のためのツールはたくさんあります。
無料で利用できるツールもあるので、ご自身の予算・用途に合わせて選んでみてはいかがでしょう。

スケジュール(タスク)管理に役立つツールを紹介

スケジュール管理に役立つツールと言っても様々です。
なかには、どんなツールを選ぶべきか分からない人もいるでしょう。

最後の章では、スケジュール管理に役立つツールを5種類紹介します。

グーグルカレンダー

グーグルカレンダーは、グーグルが運営しているツールです。
グーグルアカウントを持っている人であれば無料で利用できます。

使い方は、こちらです。

該当する日を選択

まずは、該当する日をクリックします。
仮に6月30日の予定を入力する場合は、6月30日の部分を選んでください。
選択するとタイトル(用事の内容)や時間、通知設定、場所、共有するメンバーなどを入力する欄が出てくるので、内容に合わせて記入します。
ちなみに資料が必要な時はURLやファイルを添付しておくと、各参加者に共有できます。

リマインダーの設定

用事が定期的にある場合は、リマインダーの項目を設定しましょう。
選択肢は「毎日」、「毎週〇曜日」、「毎週平日」、「毎年〇月〇日」など様々です。
選択肢の中になければ、カスタマイズをして自分で設定を組むこともできます。

保存する

入力・設定が完了したら保存してください。
保存後、該当する日に予定が表示されるので入力内容が合っているか確認しましょう。
ちなみに予定を入力する時に通知設定をしておけば、予定が始まる前にスマホの画面上で表示されます。
予定を忘れっぽい人に、おすすめです。

タイムツリー

タイムツリーは、メンバー同士で共有できるカレンダー型のツールです。
1枚のカレンダーに複数の人が書き込む様子をイメージして開発されました。
基本的に無料で利用できます。予定を書き込む時は、グーグルカレンダーと同様に該当する日を選んで入力してください。
履歴が表示される機能も付いていて、履歴の移り変わりも分かります。

しかしタイムツリーは、予定を入れるだけのツールではありません。
各予定にはチャットスペースが設けられていて、コメントや画像のやり取りができるようになっています。

このようなイメージです。

  • A予定→A予定の参加者同士でチャットができる
  • B予定→B予定の参加者同士でチャットができる
  • C予定→C予定の参加者同士でチャットができる

つまり、予定が始まる前から参加者同士でコミュニケーションがとれるのです。
参加者同士でコミュニケーションをとっておけば、お互い緊張せずに予定を進められるかもしれません。

また「キープ」と呼ばれるメモ機能が付いているのも特徴です。
日時が決まっていない予定を入力したり、ToDoリストを作成したりできます。
カレンダーの予定を確認しつつ、メモ帳代わりとしても使えるので便利です。

TeamHack

TeamHackは、チームの業務を管理するために開発されたタスク管理機能ツールです。
タスクの完了度や期限切れのタスクが表示される機能もございますので、タスクの状況を把握したい人にピッタリです。

しかも、TeamHackにはタスク管理以外の機能も付いています。
情報共有をしたり、作業時間を測ったり、仕様書をメンバー同士でシェアしたりする機能などが1つのツールに集約されています。

Teamon

Teamonも、チームの業務を管理するために開発されたスケジュール・タスク管理ツールです。
タイムツリーと同じく各予定ごとにチャットスペースが設けられており、参加者同士でチャットや画像のやり取りができます。
チャット上で使えるスタンプもございますので、POPな感じでコミュニケーションをとりたい時にもいいでしょう。

また、オンライン上でお互いの顔を映した状態で会話できる、ビデオチャット機能が付いていますので電話代わりにも使えます。
スケジュール・タスクの管理&通話を1つのツールで行いたい人におすすめです。

サイボウズoffice

サイボウズofficeは、チームのタスク管理で使うグループウェアです。
ワークフローやタイムカード、メールなど様々な機能が付いています。
今までに累計で6万5,000社以上の企業に導入された実績があります。

最低5ユーザーの契約が必要ですが、1ユーザーにつき毎月(税抜)500円~利用できます。
なお製品のタイプは、パソコンにダウンロードして利用する「パッケージ版」と、オンライン上で利用する「クラウド版」の2種類です。

オンライン上や電話で導入の相談も受け付けていますので、気になる人は問い合わせてみてはいかがでしょう。

スケジュール管理は稼げるフリーランスになる第一歩

なぜスケジュール管理は大切なのでしょうか?
それは、時間の有効活用につながるからです。
時間を有効活用できる人は、効率的に仕事をスケジュールに組んだり、スキルアップの時間を確保したりすることが上手いです。

スケジュールを把握しておけば、スキマ時間に仕事を入れたり無駄な時間をカットしたりなど、自分でスケジュールを調整できます。

つまりスケジュールの管理を身に付けることは、稼げるフリーランスになる第一歩なのです。

フリーランスは会社員と違って、スケジュールを教えてくれたり、あなたを管理したりする上司はいません。したがってフリーランスはスケジュールの管理ができなければ、時間を無駄にしてしまいがちです。

仮に時間を無駄にしても、1日・1週間程度の短期間であれば影響は小さいです。
しかし「1年、3年、5年」と時間が経つにつれて、影響は大きくなります。
独立から数年経った後に後悔しないためにも、スケジュール管理は大事です。

スケジュール管理ができないと起こること

最後に、スケジュール管理ができないと起こることを見てみましょう。

仕事の予定をすっぽかす

仕事に関する打ち合わせや会議、納期などを把握しておらず、すっぽかすパターンです。
仕事の予定をすっぽかすと、クライアントに余計な調整業務が発生して迷惑をかけてしまいます。
他の打ち合わせをリスケしたり、チームメンバーに作業の日程をずらしてもらったりして、クライアントの調子を狂わせることに…。
巨額の損失が発生すれば、訴訟問題に発展することもあります。

自分の状況を把握できなくなる

スケジュールの管理ができないと、仕事の詰まり具合など自分の状況を把握できなくなります。
この状況に陥ると「仕事が忙しいのに遊びに行く」など、本来取るべきではない行動をとってしまう恐れも…。
結果、ライフスタイルをどのように送ればいいか分からなくなるのです。

人からの信頼を失う

最終的には人からの信頼を失います。
たとえば仕事の予定をすっぽかすと、クライアントに契約解除を言い渡されるかもしれません。
収入が減り、生活が苦しくなるかもしれません。自暴自棄に突入したり、ずさんな生活を送ったりすることになれば悪循環です。
収入を維持するためにもスケジュール管理を徹底して、人からの信頼を失わない行動を取るべきだと言えます。

まとめ

スケジュールの管理について解説しました。
ポイントはこちらです。

✓スケジュール管理をする秘訣

①事前に予定を決めておく

②規則正しい生活を送る

③自己研鑽の時間をつくる

④ツールを使う

✓スケジュール管理に役立つツール

①グーグルカレンダー

②タイムツリー

③TeamHack

④Teamon

⑤サイボウズoffice

スケジュール管理能力はフリーランスの強みになります。
ぜひツールを活用しながら、効率的にスケジュールを管理してみてください。

※本記事の内容などは2020年6月現在の情報です。

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